Mit dem Projektauftrag wird die Projekt-Idee konkretisiert. Wichtig ist dabei, die richtigen Projekt-Ziele und Nicht-Ziele zu definieren.

Inhalte des Projektauftrags

Mit dem Projektauftrag sollen eine Reihe von Fragen zum Projekt beantworten werden. Daraus ergibt sich dann auch der empfohlene Inhalt für einen Projektauftrag.

Tipps zur Erstellung

Die Ergebnisse der Ist-Analyse können für die Erstellung genutzt werden.

Am besten wird der Projektauftrag von Projektauftraggeber und Projektleiter gemeinsam erstellt. Wenn der Projektleiter alleine einen Entwurf erstellt, dann muss er diesen mit dem Projektauftraggeber abstimmen.

Der Projektauftraggeber sollte dem Projektauftrag ausdrücklich zustimmen und seine Unterstützung zusichern. Ohne diese Unterstützung „von oben“ kann das Projekt bei den ersten Widerständen scheitern.

Sie wollen organisatorische Probleme lösen?

Es kommt öfters vor, dass organisatorische Probleme „im Rahmen“ eines IT-Projekts gelöst werden sollen.

Die Praxis zeigt jedoch, dass organisatorische Probleme prinzipiell nicht mit IT gelöst werden können. IT ist nur ein Tool und kann helfen, Abläufe effizienter zu machen (mit KI ist sie in Zukunft vielleicht in der Lage mehr zu leisten).

Lösen Sie daher organisatorische Probleme bevor Sie eine neue IT-Lösung implementieren. Es könnte sein, dass Sie nach der Behebung dieser Probleme gar keine neue IT-Lösung mehr brauchen oder zumindest die Anforderungen wesentlich geringer sind.

1. Beispiel: Vereinbarungen mit dem Kunden einhalten

Kunden beschweren sich, dass die Vereinbarungen im Verkaufsprozess nicht gehalten werden. Eine Analyse zeigt, dass es am Informationsfluss von Vertrieb zur Auftragsabwicklung liegt. Daher beschließt die Geschäftsführung ein ERP System einzuführen. Der Vertrieb soll Angebote und Aufträge erfassen und damit der Auftragsabwicklung die kompletten Informationen zu Verfügung stellen.

Im Rahmen der Umsetzung stellt sich heraus, dass manche Vereinbarungen mit dem Kunden nur mündlich geschehen und nicht dokumentiert werden. Auch sind manche Vereinbarungen für die Auftragsabwicklung unklar. Und es gab auch Fälle, wobei verkaufte Leistungen schlichtweg nicht geliefert werden konnten.

Das ERP-System ermöglicht die Erstellung von Angeboten und Aufträgen mit definierten Artikeln und Leistungen. Damit kann die Angebotserstellung und Auftragserfassung standardisiert werden.

Damit es zu einer Verbesserung kommt, braucht es aber mehr:

  • Alle verkaufen Artikel und Leistungen müssen im Detail im ERP definiert sein. Dabei muss die Auftragsabwicklung eingebunden werden.
  • Alle Vereinbarungen mit dem Kunden müssen im ERP dokumentiert werden.
  • Die Auftragsabwicklung muss unklare Vereinbarungen kurzfristig mit dem Verkauf klären können.

Was es also in erster Linie braucht, ist eine Verbesserung der Prozesse:

  • Angebotserstellung
  • Informationsweitergabe zur Abwicklung von Aufträgen
  • Data Management (korrekte Artikeldaten sicherstellen, laufende Kontrolle der Angebotsdaten)

Die Geschäftsführung muss dann auch für die Einhaltung dieser Prozesse sorgen. Ein ERP System dabei unterstützen und Workflows teilweise automatisieren.

2. Beispiel: Verbesserung der Vertriebseffizienz

Die Vertriebsziele wurden über die letzten Jahre nicht erreicht. Die Geschäftsleitung möchte nun ein CRM-System implementieren, um den Verkäufern mehr Informationen über den Kunden zu Verfügung zu stellen. Damit sollen die Verkäufer Verkaufspotentiale besser erkennen und nutzen können.

Nach Implementierung des CRM-Systems tritt tatsächlich eine Umsatzsteigerung ein, allerdings weniger als erhofft. Unterm Strich hat das CRM-System mehr gekostet, als es bringt.

Eine genaue Analyse zeigt, dass nur die guten Verkäufer mit dem CRM-System den Umsatz steigern konnten. Der Umsatz der „schlechten Verkäufer“ hat sich nicht verbessert. Etwas zynisch könnte man wohl sagen: „A fool with a tool is still a fool“.

Ein CRM System kann eine gute Unterstützung im Vertrieb und Support sein, aber in unserem Fall wäre eine Schulung in Verkaufsmethodik für die schlechten Verkäufer als ersten Schritt besser gewesen.

Gute Ziele formulieren

Gute Ziele sind objektiv messbar. Die SMART Formel hilft Ihnen dabei, gute Ziele zu definieren.

Ziele, die schwer messbar sind

Manche Ziele sind sinnvoll, aber die Erreichung ist schwer messbar. Auch sind Ziele problematisch, wenn das Projektteam die Zielerreichung nicht zu 100 % beeinflussen kann (damit ist der Grad der Beeinflussung durch das Projektteam schlecht messbar). Diese Ziele entsprechen auch nicht den SMART Kriterien „Messbar“ und „Realistisch“.

Unser Bauchgefühl sagt uns aber, dass manche Ziele sinnvoll sind und auch im Projektauftrag genannt werden sollten.

Wie damit umgehen?

Beispiel: schwer messbares Projektziel

Projektziel:

Der durchschnittliche Aufwand für die Durchführung des Auftragsabwicklungs-Prozesses wurde mit Ende 2019 um 10 % im Vergleich zu 2018 gesenkt.

Ein Projekt soll für die Optimierung des Auftragsabwicklungs-Prozesses, der eingesetzten ERP-Software sowie die Schulung der User sorgen.

Was damit offen bleibt:

  • Wie wird nun der Aufwand für die Prozessdurchführung gemessen? Eine genaue, manuelle durchgeführte Zeiterfassung ist sehr aufwändig und führt wohl zu Widerständen bei den Mitarbeitern.
  • Auch ist zu erwarten, dass die User einige Zeit brauchen um sich an die Änderungen zu gewöhnen, womit die Verbesserung wohl erst später sichtbar wird.

Verbesserte Version

Obwohl hinsichtlich Messbarkeit problematisch, sollte dieses Ziel aus meiner Sicht dennoch als übergeordnetes Projektziel definiert werden. Mit diesem Ziel wird der Sinn des Projekts gut beschrieben.

Allerdings sollte es mit weiteren Zielen konkretisiert werden, welche dann zur Bewertung der Zielerreichung herangezogen werden.

Das verbesserte Projektziel wäre damit:

Der durchschnittliche Aufwand für die Durchführung des Auftragsabwicklungs-Prozesses wurde mit Ende 2019 um 10 % im Vergleich zu 2018 gesenkt. Dieses Ziel wird erreicht durch:

– Das neue ERP-System ist mit 31.10.2019 in Betrieb
– Alle User wurden auf das neue ERP-System bis 31.10.2019 geschult
– Bis 31.10.2019 wurde der überarbeitete Auftragsabwicklungs-Prozess freigegeben und alle Mitarbeiter dazu geschult.
– Bis 31.12.2019 erhielten alle User in der Auftragsabwicklung regelmäßig Nachschulungen (training-on-the-job)

Alternativen

Sie könnten für die Zieldefinition andere Kennzahlen verwenden, welche sich leichter messen lassen.

Zum Beispiel:

  • Durchlaufzeit von Bestelleingang bis Auftragsabschluss
  • Anzahl der bearbeiteten Aufträge pro Mitarbeiter

Projektbudget

Alle Kosten zur Planung, Umsetzung und Abschluss des Projekts müssen mit dem Budget gedeckt werden.

Laufende Kosten (Betriebskosten) sind normalerweise nicht aus dem Projektbudget zu decken, da diese erst nach Projektende anfallen. Hier der Unterschied zu Total Cost of Ownership (siehe Business-Case), wo die Betriebskosten schon inkludiert werden.

Interne Kosten – Personalkosten

Die internen Personalkosten errechnen Sie am besten anhand des Projektablaufplans (siehe Projektmanagement), wobei Sie für jedes Arbeitspaket die notwendigen Ressourcen mit Stundenaufwand und Stundensatz kalkulieren. Projektmanagement-Tools mit Ressourcenplanung (z.B. Microsoft Project) unterstützen Sie dabei.

Externe Kosten

Für alle externen Kosten sollten Sie Angebote oder Richtpreis-Offerte einholen.

Ist das nicht möglich, so hilft nur die Schätzung auf Basis ähnlicher Angebote.

Finanzierungskosten

Die Finanzierungskosten lassen Sie am besten von Ihrem Controller oder Steuerberater errechnen.

Budget – Puffer

Klären Sie mit dem Projektauftraggeber welchen Budget-Puffer Sie einkalkulieren dürfen. Dieser Puffer erlaubt den Projektleiter ungeplante Kosten im Rahmen unterzubringen, ohne sofort eine neue Budget-Freigabe vom Auftraggeber einholen zu müssen.

Förderungen

Eventuell gibt es die Möglichkeit einer Förderung für Ihr Projekt.

Aktuelle Förderungsthemen in Österreich sind:

  • Digitalisierungsoffensive
  • Umwelteffizienz
  • Produkt- und Verfahrensinnovation
  • Qualifikationsentwicklung

Weitere Informationen bietet die WKO.

Kommentar verfassen

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihre Kommentardaten verarbeitet werden .