Um den Bedarf zu erheben brauchen Sie eine Ist-Analyse und die Definition der Soll-Situation im Umfeld der geplanten IT-Lösung.
Ist-Situation: Wo stehen wir?
Bei der Ist-Analyse sollten möglichst alle relevanten Umfelder / Perspektiven für die geplante IT-Lösung einbezogen werden:
- Kundensicht
- Mitarbeitersicht
- Organisatorische Perspektive (Abläufe, IT etc.)
- Quantitative Perspektive (Unternehmens-Kennzahlen, KPI)
Bei der Erfassung der Ist-Situation helfen folgende Methoden:
- Interviews mit betroffenen Personen (Mitarbeiter, Kunden, Partner)
- Fragebogen
- Analyse von Geschäftsprozessen, Use Case Modelling
- Analyse von bestehenden IT-Lösungen, Dokumenten, Audio-Videos
- Beobachtung im Feld (in die Lehre gehen)
- Kreativitätstechniken (Brain-Stroming, Brain-Storming paradox, Perspektivenwechsel, Analogietechnik)
Dokumentieren Sie den Ist-Zustand so, dass Sie ihn auch an Externe (Anbieter, Lieferanten, Consultants) weitergegeben können:
- Betriebsgeheimnisse nach Möglichkeit weglassen bzw. gesondert dokumentieren
- Erstellen Sie ein Glossar mit den verwendeten Fachbegriffen
Analyse von Geschäftsprozessen
Mit einer Geschäftsprozessanalyse dokumentieren Sie die betrieblichen Prozesse (Geschäftsprozess-Management), um diese zur Beschaffung und Implementierung der IT-Lösung verwenden zu können. Die Dokumentation kann auch als Basis für eine Verbesserung der Abläufe dienen.
Auf Basis der Prozessdokumentation können Sie evaluieren:
- Welche Prozesse mit der neuen IT-Lösung unbedingt beibehalten werden sollen
- Welche Prozesse ggf. an die neue Software angepasst werden können
Damit erreichen Sie Folgendes:
- Mit einer Prozessdokumentation kann ein Anbieter eine besser passende Lösung anbieten
- Sie sind sich darüber im Klaren, welche Prozesse beibehalten werden müssen – und das auch von den Anbietern einfordern
Soll-Situation: Wo wollen wir hin?
Basierend auf den definierten Projektzielen sollten Sie als Nächstes mit dem Projektteam die Soll-Situation beschreiben. Wie bei der Ist-Situationsbeschreibung sollte das alle relevanten Umfelder / Perspektiven für die geplante IT-Lösung einbeziehen.
Folgende Methoden bei der Definition der Soll-Situation:
- Workshops mit dem Projektteam
- Workshops mit relevanten Stakeholdern (z.B. Projektauftraggeber, Geschäftsführer, Management)
- Optimierungsanalyse von Geschäftsprozessen
- Design Thinking
Auch Soll-Zustand sollte so dokumentiert werden, dass er an Externe (Anbieter, Lieferanten, Consultants) weitergegeben werden kann.
Den Bedarf konkretisieren
Definieren Sie im nächsten Schritt die konkreten Verbesserungsmaßnahmen, um von der Ist- zur Soll-Situation zu kommen.
Die bei der Ist- und Soll-Situationsbeschreibung verwendete Perspektive „Zahlen“ können Sie weglassen. Deshalb, weil bessere Zahlen sich meistens aus erfolgreich umgesetzten Verbesserungsmaßnahmen ergeben. Ist das nicht so, dann spricht nichts dagegen auch dafür Maßnahmen zu definieren.
Wenn Ihnen unklar ist, wie Sie von einer Ist- zu einer Soll-Situation gelangen können, dann definieren Sie erst nur Maßnahmen für den nächsten Schritt. Solche nächsten Schritte können Evaluierungsprojekt(e) sein, welche das Finden geeigneter Maßnahmen zum Erreichen eines Soll-Zustands als Aufgabe haben. Eventuell ist aber auch die Soll-Situation zu unklar, womit Sie einen Schritt zurückgehen und die Soll-Situation nochmals konkretisieren sollten.
Technische Maßnahmen
Technische Maßnahmen können z.B. sein:
- Implementierung einer neuen technischen Lösung
- Anpassung einer bestehenden technischen Lösung
- Anpassung bzw. Erweiterung der technischen Infrastruktur
Organisatorische Maßnahmen
Organisatorische Maßnahmen können z.B. sein:
- Anpassung bzw. Optimierung eines Geschäftsprozesses
- Neu-Definition eines Geschäftsprozesses
- Anpassung der Organisationsstruktur (Aufbauorganisation)
- Einstellung bzw. Freisetzung von Mitarbeitern
- Schulung von Mitarbeitern
IT-Projekte
Mit IT-Projekten werden meistens technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, z.B.:
- Anpassung bzw. Implementierung einer IT-Lösung
- Anpassung der Geschäftsprozesse an die IT-Lösung
Eine Anpassung der Prozesse sollte vor der Implementierung einer neuen IT-Lösung durchgeführt werden. Unausgereifte Prozesse verzögern die IT-Implementierung und erhöhen die Projektkosten.