Der Bedarf ist die Differenz zwischen Soll- und Ist-Situation. Um den Bedarf zu erheben braucht eine Ist-Analyse und die Beschreibung der Soll-Situation im Umfeld der geplanten IT-Lösung.

Ist: Wo stehen wir?

Bei der Ist-Analyse sollten möglichst alle relevanten Umfelder für die geplante IT-Lösung einbezogen werden.

Soll: Wo wollen wir hin?

Auf Basis der Projektidee bzw. der Ziele aus dem Projektauftrag wird nun die Soll-Situation konkretisiert.

Den Bedarf konkretisieren

Definieren Sie nun konkrete Verbesserungsmaßnahmen, wie Sie von der Ist- zur Soll-Situation kommen können.

Die Perspektive der „Zahlen“ wird hier nicht weiter betrachtet, da eine Verbesserung der Zahlen typischerweise eher eine Folge-Erscheinung sind.

Wenn Sie manche Maßnahmen zur Erreichung der Soll-Situation nicht konkretisieren können, so planen Sie stattdessen Maßnahmen zur Klärung der offenen Fragen, z.B.

  • Wiederholung der Konkretisierung der Soll-Situation
  • Evaluierungsprojekt zur Analyse der notwendigen Maßnahmen, um vom Ist zum Soll zu gelangen

Organisatorische Maßnahmen

Oft reichen zur Verbesserung organisatorische Änderungen z.B. durch Optimierung eines Geschäftsprozesses. Dabei hilft eine Geschäftsprozessanalyse.

Technische Maßnahmen

Nur wenn zur Umsetzung der vorher definierten Maßnahmen neue IT-Lösungen braucht bzw. bestehende Lösungen angepasst werden müssen, dann ergibt sich daraus ein IT-Projekt.

Geschäftsprozesse analysieren und optimieren

Mit einer Prozessanalyse dokumentieren Sie die betrieblichen Prozesse, um diese zur Beschaffung und Implementierung der IT-Lösung verwenden zu können.

Dokumentation der Abläufe

Im Rahmen der Prozessanalyse werden die bestehenden Geschäftsprozesse dokumentiert:

  • Auf Basis einer vorhandenen Dokumentation der Geschäftsprozesse kann ein Anbieter eine passende Lösung anbieten
  • Sie können Sie die Unterstützung der Geschäftsprozesse durch die neue IT-Lösung auf Basis der Dokumentation einfordern

In einem Glossar definieren Sie die verwendeten Begriffe, um sicherzustellen dass alle unter einem Begriff das gleiche verstehen.

Verbesserung der Abläufe

Eine Prozessanalyse kann auch Verbesserungsbedarf in den betrieblichen Abläufen aufdecken.

Betrachten wir das konkret anhand der Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems (ERP-System):

Jede ERP-Software basiert auf einem Modell von betrieblichen Abläufen (Standard-Prozesse), weshalb es branchenspezifische Software gibt. Moderne ERP-Software bietet zwar weitgehende Anpassungsmöglichkeiten, diese Möglichkeiten sind immer beschränkt.

Damit stellt sich die Frage, ob Sie bei der Implementierung die Standard-Prozesse der ERP-Software einfach so übernehmen sollen?

Das Sie verbesserungswürdige betriebliche Abläufe durch die ERP-Standard-Prozesse ablösen, ist naheliegend. Manche Ihrer Prozesse könnten aber durch ihre Andersartigkeit einen Wettbewerbsvorteil darstellen. Deshalb sollten Sie sorgfältig abwägen, ob Sie diese Prozesse durch die ERP-Standard-Prozesse ersetzen wollen.

Um nun fundiert entscheiden zu können, welche Prozesse Sie behalten und welche Sie ändern, müssen Sie erst die betrieblichen Abläufe in Ihrem Unternehmen analysieren.

Ablauf der Prozessanalyse

Eine Prozessanalyse umfasst folgende Aufgaben:

  1. Dokumentation der bestehenden Prozesse, zumindest die im Umfeld der IT-Lösung
  2. Evaluierung, welche Prozesse einen Wettbewerbsvorteil darstellen und warum
  3. Identifikation von Verbesserungspotentialen in den bestehenden Prozessen
  4. Herausarbeitung der Unterschiede zwischen ERP-Standard-Prozessen und bestehenden Prozessen im Unternehmen

In eine Prozessanalyse sollten folgende Personen eingebunden werden:

  • Mitarbeiter als Kenner der bestehenden Abläufe
  • Ein Experte für die zu implementierende ERP-Software und dessen Standard-Prozesse
  • Prozess- und Qualitätsmanagement-Beauftragte (sofern vorhanden)
  • Entscheider für Änderungen an den Prozessen

Ergebnisse der Prozessanalyse

Die Ergebnisse aus der Prozessanalyse sind:

  • Dokumentation der betrieblichen Abläufe (Prozessbeschreibungen, Prozessdiagramme)
  • Erkenntnisse über Verbesserungspotentiale und Wettbewerbsvorteile
  • Maßnahmen zur Anpassung der Prozesse
  • Vorgaben für die Konfiguration der Software.

Auf Basis dieser Analyse können Sie nun entscheiden

  • welche ERP-Standard-Prozesse übernommen werden
  • welche Prozesse behalten werden
  • wofür die ERP-Software angepasst werden muss.

Wann die Geschäftsprozesse anpassen?

Notwendige Änderungen der Prozesse sollten vor der Implementierung einer IT-Lösung durchgeführt werden. Unausgereifte Prozesse verzögern die Implementierung und erhöhen die Kosten.

Weitere Informationen

Die Gesellschaft für Prozessmanagement bietet auf der Website www.prozesse.at Informationen zum Thema Prozessanalyse und –design.