Wie Sie das Projekt-Team zusammenstellen. Tipps zur Beschaffung von Ressourcen, wenn das mit den bestehenden Mitarbeitern nicht machbar ist.

Ressourcensituation prüfen

Bevor Sie mit der Zusammenstellung des Projektteams beginnen, sollten Sie die Ressourcensituation prüfen. Unter „Wieviel Projekte verträgt ein Unternehmen“ finden Sie ein paar Überlegungen dazu.

Wenn bereits vor Projektstart klar ist, dass die bestehenden Ressourcen nicht ausreichen, dann bleibt wohl nichts anderes übrig als zusätzliche Ressourcen zu suchen oder das IT-Projekt gleich gar nicht zu starten.

Es ist aber auch sinnvoll mit der Suche zu beginnen, wenn zu Projektstart die vorhandenen Ressourcen gerade noch ausreichen. Rechnen Sie damit, dass es zu Spitzenbelastungen im Projekt kommen wird. Um dann das Projekt nicht zu verzögern, sollten Sie rechtzeitig die Ressourcen für das IT-Projekt aufgestockt haben.

Ein Ressourcen-Puffer für das Projekt schafft auch Sicherheit: Die Projektteam-Mitarbeiter könnten ausfallen oder anderswo dringender benötigt werden.

Das Projekt-Team

Leitung

Folgende zwei Rollen übernehmen die Leitung:

  • Projektauftraggeber: er muss das Projekt finanzieren und hat das letzte Wort im Projekt
  • Projektleiter: er muss ausreichend Zeit für das Projekt haben

Mitglieder und Mitarbeiter

Im Projekt-Team wird zwischen Projekt-Team-Mitgliedern und (zeitweise involvierten) Projekt-Mitarbeitern unterschieden.

Die Projektteam-Mitglieder und Mitarbeiter sind typischerweise:

  • vom Projekt betroffene Mitarbeiter aus Fachbereichen und IT
  • für das Projekt engagierte Fachleute
  • Qualitäts- und Prozessmanagement-Beauftragte

Wenn Personen nur für einzelne Aufgaben im Projekt benötigt werden, dann sind diese Projekt-Mitarbeiter. Sie müssen bei Projektteam-Sitzungen nur bei Bedarf teilnehmen bzw. werden über den Status nur informiert.

Teamgröße

Ein Projektteam hat idealerweise nicht mehr als 6 Mitglieder (hier sind die Projekt-Mitarbeiter nicht mitgezählt).

Bei mehr als 8 Mitgliedern steigt der Koordinationsaufwand deutlich, z.B. für die Organisation gemeinsamer Meetings.

Auch steigt die Gefahr, dass sich manche Mitglieder auf Kosten anderer zurücklehnen (Soziales Faulenzen).

Starten Sie deshalb mit einem möglichst kleinen Team und erweitern Sie dieses später, falls nötig.

Ressourcenbeschaffung für das Projekt-Team

Sie haben folgende Möglichkeiten, Ressourcen für Ihr Projekt zu beschaffen:

IT-Mitarbeiter einstellen

Sie suchen einen kompetenten IT-Mitarbeiter, der als erste Aufgabe die Umsetzung des IT-Projekts bekommt.

Pro:

  • Im Gegensatz zu temporären Ressourcen bleibt der Mitarbeiter im Unternehmen und kann den Betrieb der IT-Lösung nach Abschluss des Projekts unterstützen.
  • Damit sind auch Ressourcen für weitere Projekte vorhanden.
  • Sofern der neue Mitarbeiter gut ausgelastet ist, sind die Kosten in dieser Variante am günstigsten.

Kontra:

  • Ein Mitarbeiter mit den für das Projekt erforderlichen Kompetenzen muss erst gefunden werden
  • Es ist eine Herausforderung, kompetente Mitarbeiter längerfristig im Unternehmen zu halten.
  • Nur ein Mitarbeiter ist ev. nicht ausreichend für die Aufgabe: Für den IT-Betrieb sind typischerweise mehrere IT-Mitarbeiter notwendig, um Urlaub, Krankenstand und rund-um-die-Uhr (7×24) IT-Betrieb sicherzustellen.
  • Gute Mitarbeiter sind oft binnen kurzer Zeit mit der täglichen Arbeit so ausgelastet, dass wenig Zeit für Projektarbeit bleibt.

Fazit:

IT-Kompetenz im Haus zu haben ist nicht leicht zu ersetzen, womit zumindest ein guter IT-Mitarbeiter immer seine Berechtigung hat. Sollte die IT-Mannschaft für den IT-Betrieb zu klein sein, so ist es besser, diese für die Koordinationsaufgaben einzusetzen und die Durchführung der Betriebs- und Projektaufgaben an externe Dienstleistern zu übergeben.

Externen IT-Fachmann (Berater/Consultant/Freelancer) für das Projekt engagieren

Sie engagieren einen neutralen IT-Fachmann, d.h. einen sozial und fachlich kompetenten Mitarbeiter auf Zeit. Wichtig hierbei ist, dass ähnlich einem Architekten beim Hausbau der IT-Fachmann nicht auch die Umsetzung/Lieferung der IT-Lösung durchführt.

Pro:

  • Die Auswahl des IT-Fachmannes kann genau auf die gerade benötigten Kompetenzen hin erfolgen.
  • Die Kosten sind zeitlich limitiert, da der IT-Fachmann nur für die Projektlaufzeit engagiert wird.
  • Der IT-Fachmann kann sich auf die Umsetzung des IT-Projekts konzentrieren, da er sich nicht um das Tagesgeschäft kümmern muss.
  • Im Vergleich zu einem Lösungsanbieter wird ein neutraler IT-Fachmann die Interessen seines Auftraggebers vertreten

Kontra:

  • Der IT-Fachmann verursacht unter Umständen höhere Kosten als ein eigener Mitarbeiter, vor allem, wenn der IT-Fachmann in Vollzeit engagiert ist.
  • Nach Projektende sind das Know-how und die Arbeitskraft des IT-Fachmanns wieder weg, worunter eventuell der Betrieb und die Weiterentwicklung der IT-Lösung leiden können.

Fazit:

Der IT-Fachmann kann Expertise und Erfahrung in das Projekt einbringen und für ein bestmögliches Ergebnis im Sinne Ihres Unternehmens sorgen. Die typische Vorgangsweise eines IT-Fachmanns ist jedoch viel Zeit in die Analyse und Spezifikation zu investieren, was im Vergleich zu anderen Varianten sehr kostspielig erscheint. Allerdings wird dadurch das Risiko, eine unpassende Lösung zu implementieren, wesentlich vermindert.

Bei der Auswahl des IT-Fachmannes sollte auf Seriosität und Kompetenz (fachlich und sozial) geachtet werden. Hinterfragen Sie deshalb persönlich die Angaben des IT-Fachmannes bei den Referenzenkunden.

Know-how der IT-Lösungsanbieter (IT-Hersteller, Systemhaus) nutzen, Projektleistungen vom Anbieter zukaufen

Anbieter von IT-Lösungen bieten ihren Interessenten gerne kostenlose Beratung an (pre-Sales Support), da sie auf ein Geschäft hoffen. Weiters können viele IT-Anbieter auch temporäre Ressourcen für die Projektumsetzung bieten, womit ggf. „alles aus einer Hand“ gekauft werden kann.

Pro:

  • Die Anbieter von IT-Lösungen erbringen in der Angebotsphase Beratungsleistungen kostenlos, da sie auf ein Geschäft hoffen. Das hilft ihrem Unternehmen Kosten zu sparen.
  • Vom IT-Lösungsanbieter zugekaufte Consulting-Leistungen sind auf Basis des bestehenden Liefervertrages einfach zu beschaffen.

Kontra:

  • Der IT-Lösungsanbieter wird versuchen, seine kostenlose Beratungsleistung auf ein Minimum zu reduzieren. Damit werden ggf. die Analyse und Spezifikation der IT-Lösung nicht ausreichend genau durchgeführt.
  • Der Anbieter wird nur IT-Lösungen vorschlagen, welche er auch selbst liefern kann. Das ist dann eventuell aber nicht die beste Lösung für ihr Unternehmen.
  • Wenn Sie im Unternehmen keine IT-Kompetenz haben, dann können Sie das Angebot des IT-Lösungsanbieters nicht ordentlich bewerten. Dasselbe Problem haben Sie später bei der Abnahme der fertigen IT-Lösung. Damit besteht ein großes Risiko, dass eine unpassende IT-Lösung implementiert wird.

Fazit:

Ein „Happy End“ des Projekts ist bei dieser Variante sehr von der Seriosität und Erfahrung des IT-Lösungsanbieters abhängig. Aber auch wenn der IT-Lösungsanbieter seriös agiert, kann eine verkürzte Analyse (es ist „eh so viel klar“) zu fatalen Ergebnissen führen.

Sehr riskant ist diese Variante, wenn Sie im Unternehmen keine IT-Kompetenz haben und dem IT-Lösungsanbieter einfach nur vertrauen.

Eigener IT-Mitarbeiter und externer IT-Fachmann im Projekt-Team

  • Wenn Sie im Unternehmen IT-Kompetenz aufbauen wollen, so ist die Anstellung eines IT-Mitarbeiters sinnvoll.
  • Sollte ihr IT-Team nicht ausreichend Know-how zur Umsetzung des IT-Projekts haben, so könnte ein externer IT-Fachmann punktuell unterstützen. Ziel sollte dabei der Know-how-Transfer vom IT-Fachmann an das IT-Team sein, wofür Ihre IT-Mitarbeiter eine aktive Rolle im Projekt haben sollten.

Eigener IT-Mitarbeiter und IT-Dienstleister im Projekt-Team

  • Dabei übernehmen die IT-Mitarbeiter im Unternehmen die Steuerung der externen IT-Dienstleister.
  • Um mit einer kleinen IT-Mannschaft einen rund-um-die-Uhr (7×24) IT-Betrieb sicherzustellen, kann der IT-Betrieb an IT-Dienstleister ausgelagert werden.

Externer Projektleiter/IT-Fachmann und IT-Dienstleister im Projekt-Team

  • Ist dann sinnvoll, wenn Sie in Ihrem Unternehmen keine IT-Kompetenz oder keine Ressourcen in diesem Bereich verfügbar haben.
  • Es ist sinnvoll, wenn dabei der externe IT-Fachmann die Projektleitung übernimmt und ggf. auch bei Analyse und Spezifikation mitarbeitet. Die Umsetzung des Projekts erfolgt mit Hilfe eines oder mehrerer IT-Dienstleister.

Externe Mitarbeiter finden

Portale für die Suche von Freelancern sind:

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