Tipps für die Angebotseinholung mit Hilfe des Lastenhefts und der Auftragsvergabe auf Basis der Angebotsbewertung.

Entscheidung für einen Vergabe-Modus

Vergabe an einen bekannten Anbieter

Als privatwirtschaftliches Unternehmen haben Sie die freie Wahl, wie Sie einen Auftrag vergeben.

Wenn Sie gute Erfahrungen mit einem Anbieter gemacht haben, sein Angebot Ihnen zusagt und Sie nicht die Zeit haben, um Angebote zu vergleichen, dann macht direkte Vergabe Sinn.

Angebote vergleichen

Frei nach dem Spruch „Der Vergleich macht sicher“ macht es Sinn, erst mehrere Angebote einzuholen und damit auf Basis definierter Kriterien das für Sie beste Angebot zu wählen.

Die Schritte dazu sind:

  1. Suche nach vielversprechenden IT-Lösungen und Anbietern
  2. Kontaktieren der Anbieter mit der Aufforderung zur Angebotslegung

Formelle Ausschreibung

Eine öffentliche Ausschreibung wird meist nur von Behörden oder staatsnahen Unternehmen durchgeführt.

Vorgangsweise für eine öffentliche Ausschreibung als zweistufiges Verfahren:

  1. Veröffentlichung der Ausschreibung auf einem Vergabe-Portal
  2. Anbieter bekunden Ihre Teilnahme
  3. Erste Stufe: Potente Anbieter selektieren (Anbietereignung)
  4. Zwei Stufe: Anbieter erhalten Unterlagen zur geforderten Lösung und legen ein Angebot

Eine öffentliche Ausschreibung bedeutet deutlich mehr Aufwand, allerdings nicht unbedingt mehr Auswahlmöglichkeiten.

Anbieter finden

IT-Lösungsanbieter finden Sie am besten mit Internet-Recherche, Besuch von Fachmessen und durch Umfragen bei Branchenkollegen.

Hier ein paar Link-Tipps:

Dokumente zur Angebotseinholung

Anschreiben

Mit dem Anschreiben sollten die Anbieter eine gute Übersicht über die gewünschte Lösung, die Rahmenbedingungen sowie Ihre Erwartungen an das Angebot bekommen.

Inhalt des Anschreibens

  • Kurzbeschreibung des Vorhabens und Zielsetzung (siehe Projektauftrag)
  • Aufforderung zur Angebotslegung
  • Termin und Art der Angebotsabgabe (E-Mail, schriftlich, persönlich)
  • Zielsetzung (Projektauftrag)
  • Vertraulichkeitsvereinbarung (Geheimhaltungserklärung – ein Muster finden Sie hier)
  • Geplanter Ablauf der Auftragsvergabe, z.B.
    1. Angebotslegung
    2. Erste Bewertung zur Ermittlung einer Shortlist
    3. Produktdemonstration, Referenzbesuch
    4. Verhandlung
    5. Finale Angebotsversion
    6. Schlusswertung und Vergabe
  • Grober Ablauf der Implementierung, z.B.
    1. Feinspezifikation
    2. Basis-Installation Hardware, Software
    3. Schulung Key-User
    4. Konfiguration der IT-Lösung
    5. Tests, Test-Betrieb
    6. Schulung aller User
    7. Produktivnahme der IT-Lösung (Go-Live)
    8. Abnahme
    9. Projektabschluss
  • Geforderter Inhalt des Angebots, z.B.
    • Informationen zum angebotenen Produkt (Datenblätter, Handbücher)
    • Ausgefüllte Matrix zur Erfüllung der Anforderungen
    • Ausgefülltes Preisblatt
    • Antworten zur Frageliste
    • Nachweise wie
      • Gewerbeberechtigung
      • Firmenbuchauszug
      • Bonitätsauskunft
      • Strafregisterbescheinigung
      • Zertifikate (QM, IT-Security etc.)

Vorlagen

Download “Vorlage Angebotseinholung ohne Geheimhaltung” Angebotseinholung-Vorlage.docx – 9-mal heruntergeladen – 66 KB

Download “Vorlage Angebotseinholung mit Geheimhaltung” Angebotseinholung-Vorlage-Geheim.docx – 11-mal heruntergeladen – 64 KB

Anforderungskatalog und Erfüllungsmatrix

Der Anforderungskatalog bzw. das Lastenheft wird dem Anschreiben zur Angebotseinholung beigelegt (siehe Definition der Anforderungen).

Weiters legen Sie eine Matrix zur Erfüllung der Anforderungen bei, um den Angebotsvergleich zu erleichtern.

Inhalt der Erfüllungsmatrix:

  • Liste der Anforderungen (Titel/Referenz), ggf. mit Priorisierung Muss/Kann und Gewichtung
  • Zusätzliche Spalte, damit der Anbieter die Erfüllung der einzelnen Anforderungen nennen kann
    • voll erfüllt
    • teilweise erfüllt
    • nicht erfüllt

Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie die Muss/Kann-Einstufung bzw. die Gewichtung veröffentlichen wollen. Die Veröffentlichung ist zwar im Sinne der Transparenz, verleitet jedoch manche Anbieter zum „schön reden“ der Erfüllung von bewertungskritischen Anforderungen.

Vorlagen, Beispiele

Eine Lastenheft-Vorlage finden Sie unter Definition der Anforderungen (Lastenheft)

Download “ERP-Neu Erfüllungs- und Bewertungsmatrix” ERP-Neu-ErfüllungBewertungsmatrix-1.xlsx – 27-mal heruntergeladen – 23 KB

Frageliste

Eine Liste von Fragen zum Anbieter und der angebotenen Lösung, z.B.:

  • Werden Subunternehmen oder Bietergemeinschaften (ARGE) eingesetzt?
  • Struktur der Support-Organisation
  • Namen und Qualifikation der Personen, welche die Implementierung vornehmen werden
  • Liste an vergleichbaren Projekten (Referenzprojekte)

Preisblatt

Um zu verhindern, dass nur eine Gesamtsumme als Angebotspreis genannt wird, welche Ihnen die Vergleichbarkeit erschwert, sollten Sie ein Preisblatt mit der gewünschten Gliederung als Vorlage beilegen.

Mögliche Gliederung des Preisblatts:

  • Hardware-Positionen
  • Software-Lizenzen
  • Dienstleistungen
    • Projektmanagement
    • Feinspezifikation
    • Basis-Installation
    • Schnittstellen-Implementierung
    • Konfiguration
    • Schulung
    • Intensivbetreuung bei der Produktivnahme
  • Updates und Support (Support-Vertrag)
    • Support-preis für die angebotene Lösung im ersten Jahr
    • Preis für die Folgejahre
    • ggf. separate Preise für Updates und Supportleistungen fordern
  • Weiteres
    • Reisekosten, Spesen
    • Stundensatz für weitere Leistungen im Rahmen der Implementierung (Changes)
    • Stundensatz für Leistungen über den Support-Vertrag hinaus (Unterstützungsleistungen im Betrieb)
  • Optionen
    • Mögliche Erweiterungen
    • Verbrauchsmaterial

Beispiel

Download “ERP-Neu Preisblatt” ERP-Neu-Preisblatt-1.xlsx – 23-mal heruntergeladen – 13 KB

Bewertung von Angeboten und Anbietern

Die eingelangten Angebote bewerten Sie zuerst hinsichtlich der

  • Vollständigkeit
  • Erfüllung der Muss-Kriterien

Sollte ein Angebot nicht vollständig sein, können Sie dieses entweder gleich ausscheiden oder den fehlenden Teil nachfordern.

Alle Angebote, die ein oder mehrere Muss-Kriterien nicht erfüllen, stellen unpassende Lösungen dar. Diese können Sie damit gleich ausschließen. Sollte hier etwas in den Angaben des Anbieters unklar sein, so ist ggf. eine Klärung vorher sinnvoll.

Die übrigen Angebote bewerten Sie anhand der vom Anbieter ausgefüllten Erfüllungsmatrix. Am besten konsolidieren Sie erst alle Anbieter-Listen zur internen Bewertung in eine Excel Datei.

Bewertungsmatrix

Zur Bewertung benötigen sie die gewichtete Punktezahl pro Anforderung.

Ein Beispiel finden Sie in diesem Download:

Download “ERP-Neu Erfüllungs- und Bewertungsmatrix” ERP-Neu-ErfüllungBewertungsmatrix-1.xlsx – 27-mal heruntergeladen – 23 KB

Shortlist

Wenn Sie die Bewertung abgeschlossen haben, wählen Sie die zwei oder drei der Anbieter mit den meisten Punkten für die weitere Verhandlung aus (Short-List).

Für die Anbieter auf der Short-List sollten Sie auch Soft-Facts prüfen, z.B.:

  • Kompetenz, Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit des Anbieters
  • Passt die menschliche Interaktion (auch mit den Menschen, welche die Implementierung durchführen werden)?
  • Wie einfach ist die IT-Lösung zu bedienen?
  • Welchen qualitativen Eindruck hinterlässt die Lösung?
  • Wie zufrieden sind bestehende Kunden mit der Lösung und dem Anbieter?
  • Wie reagiert der Anbieter auf neue Anforderungen und Änderungen?

Diese Soft-Facts können Sie am besten wie folgt überprüfen:

  • Persönliche Präsentation der IT-Lösung durch den Anbieter
  • Besuch eines oder mehrerer Referenzkunden
  • Teststellung der IT-Lösung

Verhandlungsphase

In den Verhandlungsgesprächen klären Sie die noch offenen Punkte zum Angebot und versuchen das Angebot zu Ihrem Gunsten zu verbessern.

Dokumentieren Sie die Aussagen des Anbieters und Verhandlungsergebnisse in Verhandlungsprotokollen und senden Sie diese auch an den Anbieter.

Wenn Sie eine Preisreduktion anstreben und der Anbieter nicht nachgibt, können Sie auch ihre Anforderungen reduzieren oder kostenlose Zusatzleistungen einfordern.

Bedenken Sie in der Preisverhandlung, dass definierte Pönalen den Angebotspreis erhöhen. Der Anbieter muss dafür einen Risikoaufschlag einrechnen. Um diese Aufschläge zu reduzieren, sollten Pönalen nur für gravierende Auswirkungen vereinbart werden.

Wenn Sie bei einem Anbieter den Leistungsumfang reduzieren, dann machen Sie das auch mit den anderen Anbietern, um die Vergleichbarkeit der Angebote sicherzustellen. Kommunizieren Sie Änderungen an alle Short-List-Anbieter und bitten um eine Angebotsüberarbeitung.

Am Ende der Verhandlungsrunde sollten Sie von allen Short-Liste-Anbietern ein finales Angebot über den gleichen Leistungsumfang haben und keine wesentlichen Fragen zum Angebot mehr offen sein.

Auftragsvergabe

Zur Ermittlung des Bestbieters bewerten Sie die finalen Angebote anhand folgender Hauptkriterien:

  • Ergebnis der Bewertung zur Erfüllung der Anforderungen
  • Preis
  • Subjektive Bewertung der Soft-Facts

Kriterien für eine Bevorzugung (nur in der Privatwirtschaft möglich) können sein:

  • Anbieter ist Kunde Ihres Unternehmens oder anderweitig partnerschaftlich verbunden
  • Potentielle Gegengeschäfte

Zum Abschluss der Auftragsvergabe erstellen Sie einen Vertrag mit dem Bestbieter.

Informieren Sie auch die anderen Anbieter davon, dass der Auftrag nun an einen Anbieter vergeben wurde und bedanken Sie sich für die Angebotslegung.

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