Tipps zur Angebotseinholung mithilfe des Lastenhefts, Angebotsbewertung und der Auftragsvergabe.

Überblick

Entscheidung für einen Vergabe-Modus

Als privatwirtschaftliches Unternehmen haben Sie die freie Wahl, wie Sie einen Auftrag vergeben.

Vergabe an einen bekannten Anbieter

Wenn Sie gute Erfahrungen mit einem Anbieter haben, sein Angebot passt und der Auftragswert eher gering ist, dann ist die direkte Vergabe der sinnvollste Weg.

Angebote vergleichen

Nur der Vergleich macht sicher.

Mehrere Angebote zu vergleichen ist der sicherste Weg, das beste Angebot zu finden.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Suche nach vielversprechenden IT-Lösungen und Anbietern
  2. Kontaktieren der Anbieter mit der Aufforderung zur Angebotslegung
  3. Erhaltene Angebote bewerten
  4. Verhandlungsphase
  5. Auftragsvergabe an den Bestbieter

Formelle Ausschreibung

Eine öffentliche Ausschreibung wird meist nur von Behörden oder staatsnahen Unternehmen durchgeführt.

Die Vorgangsweise für eine öffentliche Ausschreibung als zweistufiges Verfahren:

  1. Veröffentlichung der Ausschreibung auf einem Vergabe-Portal
  2. Anbieter bekunden Ihre Teilnahme
  3. Erste Stufe: Potente Anbieter selektieren (Anbieter-Eignung)
  4. Zweite Stufe: Anbieter erhalten Unterlagen zur geforderten Lösung und legen ein Angebot
  5. Erhaltene Angebote bewerten
  6. Verhandlungsphase
  7. Auftragsvergabe an den Bestbieter

Tipp: Eine öffentliche Ausschreibung bedeutet deutlich mehr Aufwand, aber nicht unbedingt mehr Auswahlmöglichkeit und ist daher für KMU nicht empfehlenswert.

Anbieter finden

IT-Lösungsanbieter finden Sie am besten mit Internet-Recherche, dem Besuch von Fachmessen und durch Umfragen bei Branchenkollegen.

Weiters können Sie sogenannte Richtpreis-Offerte einholen, um ein erstes Gefühl für die Kosten zu bekommen. Dafür reicht es, wenn Sie nur die groben Anforderungen weitergeben.

Ein paar Link-Tipps:

Dokumente zur Angebotseinholung

Anschreiben

Das Anschreiben den Anbietern Informationen zur gewünschte Lösung, die Rahmenbedingungen und Ihre Erwartungen an das Angebot liefern. Ein gutes Anschreiben motiviert die Anbieter dazu, ein Angebot zu erstellen.

Inhalte des Anschreibens:

  • Kurzbeschreibung des Vorhabens und Zielsetzung (siehe Projektauftrag)
  • Aufforderung zur Angebotslegung mit Termin und Art der Angebotsabgabe (E-Mail, schriftlich, persönlich)
  • Ggf. Vertraulichkeitsvereinbarung (Geheimhaltungserklärung – ein Muster finden Sie hier)
  • Geplanter Ablauf der Auftragsvergabe, z.B.
    1. Angebotslegung
    2. Erste Bewertung zur Ermittlung einer Shortlist
    3. Produktdemonstration, Referenzbesuch
    4. Verhandlung
    5. Finale Angebotsversion
    6. Schlusswertung und Vergabe
  • Grober Ablauf der Implementierung, z.B.
    1. Feinspezifikation
    2. Basis-Installation Hardware, Software
    3. Schulung Key-User
    4. Konfiguration der IT-Lösung
    5. Tests, Test-Betrieb
    6. Schulung aller User
    7. Produktivnahme der IT-Lösung (Go-Live)
    8. Abnahme
    9. Projektabschluss
  • Geforderter Inhalt des Angebots, z.B.
    • Informationen zum angebotenen Produkt (Datenblätter, Handbücher)
    • Ausgefüllte Matrix zur Erfüllung der Anforderungen
    • Ausgefülltes Preisblatt
    • Antworten zur Frageliste
    • Nachweise wie
      • Gewerbeberechtigung
      • Firmenbuchauszug
      • Bonitätsauskunft
      • Strafregisterbescheinigung
      • Zertifikate (QM, IT-Security etc.)

Vorlagen

Download “Vorlage Angebotseinholung ohne Geheimhaltung” Angebotseinholung-Vorlage.docx – 66 KB

Download “Vorlage Angebotseinholung mit Geheimhaltung” Angebotseinholung-Vorlage-Geheim.docx – 64 KB

Anforderungskatalog und Erfüllungsmatrix

Das Lastenheft/der Anforderungskatalog (siehe Definition der Anforderungen) wird dem Anschreiben zur Angebotseinholung beigelegt.

Weiters legen Sie eine Matrix zur Erfüllung der Anforderungen bei, um den Angebotsvergleich zu erleichtern.

Inhalt der Erfüllungsmatrix:

  • Liste der Anforderungen (Titel/Referenz), ggf. mit Priorisierung Muss/Kann und Gewichtung
  • Spalte, zur Bewertung der Erfüllung der einzelnen Anforderungen durch den Anbieter
    • voll erfüllt
    • teilweise erfüllt
    • nicht erfüllt

Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie die Muss/Kann-Einstufung (siehe Definition der Anforderungen) bzw. eine Gewichtung der einzelnen Anforderungen (siehe Angebotsbewertung) bereits in dieser Matrix veröffentlichen wollen. Eine Veröffentlichung sorgt für Transparenz. Manche Anbieter verleitet es jedoch zum „schön reden“ der Erfüllung von wichtigen Anforderungen.

Vorlagen, Beispiele

Eine Lastenheft-Vorlage finden Sie unter Definition der Anforderungen (Lastenheft)

Download “ERP-Neu Erfüllungs- und Bewertungsmatrix” ERP-Neu-ErfüllungBewertungsmatrix-1.xlsx – 23 KB

Frageliste

Eine Liste von Fragen zum Unternehmen des Bieters und der angebotenen Lösung, z.B.:

  • Werden Subunternehmen oder Bietergemeinschaften (ARGE) eingesetzt?
  • Struktur der Support-Organisation
  • Namen und Qualifikation der Personen, welche die Implementierung vornehmen werden
  • Liste an vergleichbaren Projekten (Referenzprojekte)
  • Fragen zur Umsetzung von Anforderungen, welche sie nicht konkret formulieren können

Preisblatt

Um mehr als nur eine Summe als Angebotspreis zu erhalten, sollten Sie eine Preisblatt-Vorlage beilegen.

Mögliche Gliederung des Preisblatts:

  • Hardware-Positionen
  • Software-Lizenzen
  • Dienstleistungen
    • Projektmanagement
    • Feinspezifikation
    • Basis-Installation
    • Schnittstellen-Implementierung
    • Konfiguration
    • Schulung
    • Intensivbetreuung bei der Produktivnahme
  • Updates und Support (Support-Vertrag)
    • Support-preis für die angebotene Lösung im ersten Jahr
    • Preis für die Folgejahre
    • ggf. separate Preise für Updates und Supportleistungen fordern
  • Weiteres
    • Reisekosten, Spesen
    • Stundensatz für weitere Leistungen im Rahmen der Implementierung (Changes)
    • Stundensatz für Leistungen über den Support-Vertrag hinaus (Unterstützungsleistungen im Betrieb)
  • Optionen
    • Mögliche Erweiterungen
    • Verbrauchsmaterial

Beispiel

Download “ERP-Neu Preisblatt” ERP-Neu-Preisblatt-1.xlsx – 13 KB

Bewertung von Bietern und Angeboten

Zuerst bewerten Sie die erhaltenen Angebote hinsichtlich:

  • Vollständigkeit
  • Erfüllung der Muss-Kriterien

Nach dieser Erstbewertung können Sie einige Angebote gleich ausscheiden:

  • Unvollständige Angebote
  • Angebote, die Muss-Kriterien nicht erfüllen

Wenn danach die Anzahl der Angebote zu gering ist, dann sollten Sie die Anbieter bzgl. der „Probleme“ kontaktieren und um die Nachlieferung der fehlenden Informationen bitten.

Die übrigen Angebote bewerten Sie anhand der vom Bieter ausgefüllten Erfüllungsmatrix. Konsolidieren Sie dazu erst alle Anbieter-Listen in eine Excel Datei zu internen Bewertung.

Bewertungsmatrix

Zur Bewertung benötigen sie eine gewichtete Punktezahl pro Anforderung.

Ein Beispiel finden Sie in diesem Download:

Download “ERP-Neu Erfüllungs- und Bewertungsmatrix” ERP-Neu-ErfüllungBewertungsmatrix-1.xlsx – 23 KB

Shortlist

Wenn Sie die Bewertung abgeschlossen haben, wählen Sie 2-3 der Anbieter mit den meisten Punkten für die weitere Verhandlung aus (Shortlist).

Für die Anbieter auf der Shortlist sollten Sie auch Soft-Facts prüfen, z.B.:

  • Kompetenz, Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit des Anbieters
  • Passt die menschliche Interaktion (auch mit den Menschen, welche die Implementierung durchführen werden)?
  • Wie einfach ist die IT-Lösung zu bedienen?
  • Welchen qualitativen Eindruck hinterlässt die Lösung?
  • Wie zufrieden sind bestehende Kunden mit der Lösung und dem Anbieter?
  • Wie reagiert der Anbieter auf neue Anforderungen und Änderungen?

Diese Soft-Facts können Sie am besten wie folgt überprüfen:

  • Persönliche Präsentation der IT-Lösung durch den Anbieter
  • Besuch eines oder mehrerer Referenzkunden
  • Teststellung der IT-Lösung

Verhandlungsphase

In den Verhandlungsgesprächen klären Sie die noch offenen Punkte und versuchen, das Angebot zu Ihrem Gunsten zu verbessern.

Dokumentieren Sie die Aussagen des Bieters und die Verhandlungsergebnisse in Verhandlungsprotokollen und senden Sie diese auch an den Bieter.

Tipps zur Preisverhandlung, wenn der Bieter nicht nachgibt:

  • Kostenlose Zusatzleistungen einfordern: mehr fürs gleiche Geld
  • Anforderungen reduzieren: nice-to-have Anforderungen streichen
  • Pönalen streichen: Der Anbieter muss dafür einen Risikoaufschlag einrechnen. Um diese Aufschläge zu reduzieren, sollten Pönalen nur für gravierende Auswirkungen vereinbart werden.

Wenn Sie bei einem Bieter den Leistungsumfang (Anforderungen, Pönalen) reduzieren, dann sollten Sie das für den anderen Bieter auch tun, um die Vergleichbarkeit der Angebote sicherzustellen.

Am Ende der Verhandlungsphase sollten Sie von allen Shortlist-Anbietern ein finales Angebot über den gleichen Leistungsumfang haben und keine wesentlichen Fragen zum Angebot mehr offen sein.

Auftragsvergabe

Den Bestbieter ermitteln Sie durch Bewertung der finalen Angebote mit folgenden Kriterien:

  • Ergebnis der Bewertung zur Erfüllung der Anforderungen
  • Preis
  • Subjektive Bewertung der Soft-Facts
  • Geschäftsbeziehung (nur in der Privatwirtschaft möglich), z.B.
    • Anbieter ist Kunde Ihres Unternehmens oder anderweitig partnerschaftlich verbunden
    • Potenzielle Gegengeschäfte

Zum Abschluss der Auftragsvergabe erstellen Sie einen Liefervertrag mit dem Bestbieter.

Informieren Sie die anderen Bieter, dass der Auftrag nun an einen Anbieter vergeben wurde und bedanken Sie sich für die Angebotslegung.

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