Die IT erschlägt Probleme gerne mit neuen Produkten: Auch wenn Sie sich die neue Software leisten können, sollten Sie erst Nutzen und Risiko abwägen.
Bevor Sie neue Software implementieren
Wie gut unterstützt die IT-Lösung die betrieblichen Abläufe?
Eine Geschäftsprozess-Analyse hilft dabei, den Ist-Zustand zu erheben und herauszufinden, wo es besser laufen könnte.
Organisatorische Probleme lassen sich eher nicht mit IT lösen (siehe Projektauftrag). Damit ist eine Anpassung der Geschäftsprozesse sinnvoller, als eine neue IT-Lösung zu implementieren.
Wie gut kommen die Anwender mit der IT zurecht?
Fragen Sie die IT-Anwender: Mitarbeiter und eventuell auch Kunden.
Achten Sie auf Antworten, die auf Redundanzen, Umständlichkeiten, fehlende Wertschöpfung oder Know-how-Mangel hinweisen:
- „Hier muss ich die Daten noch einmal erfassen“
- „Das ist kompliziert“, „Das sollte einfacher sein“, „Das ist unpraktisch“
- „Das System braucht das“
- „Ich weiß nicht wie das geht“, „Ich mach das lieber so“
- „Das braucht so lange“
Vor der Durchführung dieser Umfrage sollten Sie den Zweck klar kommunizieren: Es geht darum, Verbesserungspotentiale in der IT bzw. Betriebsorganisation zu finden und nicht darum, die Fähigkeiten von Mitarbeitern zu bewerten. Damit erreichen Sie bessere Antworten und vermeiden Gerüchte.
Was verbessern?
Fragen Sie die IT-Anwender auch nach Verbesserungsvorschlägen.
Diese Vorschläge sind oft sehr wertvoll, da sie Lösungen abseits von reinen IT-Lösungen zeigen, z.B. indem man einen Geschäftsprozess anpasst.
Verbesserungsmaßnahmen
Integration von IT und Organisation verbessern
Ich behaupte, dass bei den meisten Unternehmen die Integration von IT und Betriebsorganisation verbesserungswürdig ist.
Die Gründe dafür sind:
- Bei der Einführung der IT-Lösung wurde wenig auf die Geschäftsprozesse geachtet, denn man wollte sich erst an das neue System „gewöhnen“. Aber Anpassungen sind danach nicht mehr passiert.
- Die Organisation hat sich weiterentwickelt, aber die IT wurde nicht angepasst.
- Die IT-Systeme haben sich weiterentwickelt und neue Funktionen könnten die Effizienz verbessern.
- Die Geschäftsprozess-Dokumentation entspricht nicht der Realität, jedoch wurde die IT darauf basierend implementiert.
Wie Sie das verbessern können:
- Dokumentation der Abläufe „wie es ist“ und nicht „wie es sein sollte“. Für laufende Verbesserungen sorgen und die Dokumentation aktuell halten.
- Sammeln und bewerten der Verbesserungspotentiale hinsichtlich Kosten und Nutzen
- Erstellen eines Verbesserungsplans mit Fokus auf kurzfristige Verbesserungsmöglichkeiten (Quick-Wins)
- Umsetzung von Verbesserungen, am besten als Projekt
Schulung der Anwender
Die Schulung der IT-Anwender erfolgt am besten im Rahmen der normalen Arbeit (training on the job). Klassische Trainings (classroom training) sind oft zu intensiv und die Anwender haben das meiste schon wieder vergessen, wenn sie zurück am Arbeitsplatz sind.
Um das umzusetzen, benennen Sie am besten Key-User für alle wichtigen Applikationen und bilden diese gut aus. Die Key-User müssen dann ihr Wissen an die anderen Anwender weitergeben.
Fazit
An der Schnittstelle Mensch-Organisation-Maschine anzusetzen bringt oft mehr, als bestehende Tools wie Software oder IT-Systeme auszutauschen.
