Die ersten Arbeitspakete in einem IT-Projekt sind die Ist-Analyse sowie die Beschreibung der Soll-Situation im Umfeld der geplanten IT-Lösung.

Ist-Analyse: Wo stehen wir

In die Ist-Analyse sollte möglichst alle relevanten Umfelder für die geplante IT-Lösung einbezogen werden.

Soll-Situation: Wo wir hinwollen

Auf Basis der Projektidee und in Hinblick auf die Ergebnisse aus der Ist-Analyse wird nun ein eine Soll-Situation definiert.

Vom Ist zum Soll: Maßnahmen

Definieren Sie nun konkrete Verbesserungsmaßnahmen, wie Sie von der Ist- zur Soll-Situation kommen können.

Die Verbesserung der Zahlen ist aus Sicht eines IT-Projekts eine Folge-Erscheinung, d.h. die Soll-Zahlen erreichen Sie, indem Sie entsprechende Maßnahmen in den vorgelagerten Bereichen definieren (z.B. Einsparungen in der IT-Umgebung für eine IT-Kostenreduktion).

Wenn Sie manche Maßnahmen noch nicht konkretisieren können, so planen Sie stattdessen Maßnahmen zur Klärung der offenen Fragen. Sind jedoch viele Bereiche unklar, so sollte das Projekt als Evaluierungsprojekt durchgeführt werden. Hauptaufgabe bei einem Evaluierungsprojekt ist die Analyse der notwendigen Maßnahmen, um vom Ist zum Soll zu gelangen. Die Umsetzung dieser Maßnahmen wäre dann erst die Aufgabe eines Folgeprojekts.

Wozu Prozessanalyse?

Mit einer Prozessanalyse dokumentieren Sie die betrieblichen Prozesse, um diese zur Beschaffung und Implementierung der IT-Lösung verwenden zu können.

Dokumentation der Abläufe

Im Rahmen der Prozessanalyse werden die bestehenden Geschäftsprozesse dokumentiert:

  • Auf Basis einer vorhandenen Dokumentation der Geschäftsprozesse kann ein Anbieter eine passende Lösung anbieten
  • Sie können Sie die Unterstützung der Geschäftsprozesse durch die neue IT-Lösung auf Basis der Dokumentation einfordern

In einem Glossar definieren Sie die verwendeten Begriffe, um sicherzustellen dass alle unter einem Begriff das gleiche verstehen.

Verbesserung der Abläufe

Eine Prozessanalyse kann auch Verbesserungsbedarf in den betrieblichen Abläufen aufdecken.

Betrachten wir das konkret anhand der Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems (ERP-System):

Jede ERP-Software basiert auf einem Modell von betrieblichen Abläufen (Standard-Prozesse), weshalb es branchenspezifische Software gibt. Moderne ERP-Software bietet zwar weitgehende Anpassungsmöglichkeiten, diese Möglichkeiten sind immer beschränkt.

Damit stellt sich die Frage, ob Sie bei der Implementierung die Standard-Prozesse der ERP-Software einfach so übernehmen sollen?

Das Sie verbesserungswürdige betriebliche Abläufe durch die ERP-Standard-Prozesse ablösen, ist naheliegend. Manche Ihrer Prozesse könnten aber durch ihre Andersartigkeit einen Wettbewerbsvorteil darstellen. Deshalb sollten Sie sorgfältig abwägen, ob Sie diese Prozesse durch die ERP-Standard-Prozesse ersetzen wollen.

Um nun fundiert entscheiden zu können, welche Prozesse Sie behalten und welche Sie ändern, müssen Sie erst die betrieblichen Abläufe in Ihrem Unternehmen analysieren.

Ablauf der Prozessanalyse

Eine Prozessanalyse umfasst folgende Aufgaben:

  1. Dokumentation der bestehenden Prozesse, zumindest die im Umfeld der IT-Lösung
  2. Evaluierung, welche Prozesse einen Wettbewerbsvorteil darstellen und warum
  3. Identifikation von Verbesserungspotentialen in den bestehenden Prozessen
  4. Herausarbeitung der Unterschiede zwischen ERP-Standard-Prozessen und bestehenden Prozessen im Unternehmen

In eine Prozessanalyse sollten folgende Personen eingebunden werden:

  • Mitarbeiter als Kenner der bestehenden Abläufe
  • Ein Experte für die zu implementierende ERP-Software und dessen Standard-Prozesse
  • Prozess- und Qualitätsmanagement-Beauftragte (sofern vorhanden)
  • Entscheider für Änderungen an den Prozessen

Ergebnisse der Prozessanalyse

Die Ergebnisse aus der Prozessanalyse sind:

  • Dokumentation der betrieblichen Abläufe (Prozessbeschreibungen, Prozessdiagramme)
  • Erkenntnisse über Verbesserungspotentiale und Wettbewerbsvorteile
  • Maßnahmen zur Anpassung der Prozesse
  • Vorgaben für die Konfiguration der Software.

Auf Basis dieser Analyse können Sie nun entscheiden

  • welche ERP-Standard-Prozesse übernommen werden
  • welche Prozesse behalten werden
  • wofür die ERP-Software angepasst werden muss.

Wann die Geschäftsprozesse anpassen?

Notwendige Änderungen der Prozesse sollten vor der Implementierung einer IT-Lösung durchgeführt werden. Unausgereifte Prozesse verzögern die Implementierung und erhöhen die Kosten.

Weitere Informationen

Die Gesellschaft für Prozessmanagement bietet auf der Website www.prozesse.at Informationen zum Thema Prozessanalyse und –design.

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