Die Abnahme der IT-Lösung ist die formelle Prüfung, ob der Liefervertrag erfüllt ist. Danach kosten die Leistungen des Lieferanten extra.
Was bedeutet die Abnahme?
Sobald die IT-Lösung vom Auftraggeber abgenommen wurde, gilt der Liefervertrag als erfüllt.
Mit der Vertragserfüllung ändert sich das Verhältnis zwischen Auftraggeber und Lieferant:
- Die vereinbarten Zahlungen werden fällig und die IT-Lösung wird spätestens mit der Bezahlung das Eigentum des Auftraggebers (Gefahren- und Haftungsübergang)
- Die Gewährleistungsfrist beginnt zu laufen und in der Regel damit auch der Support-Vertrag
- Leistungen des Lieferanten nach der Abnahme verursachen zusätzliche Kosten. Ausgenommen davon sind nur Mängel (Gewährleistung), bereits vereinbarte „zu erledigende Tasks“ und Leistungen, welche durch einen Support-Vertrag abgedeckt sind.
Die Abnahme ist also kritisch und sollte erst durchgeführt werden, wenn der produktive Einsatz der IT-Lösung möglich ist bzw. bereits durchgeführt wurde (nach dem Go-Live).
Abnahmekriterien
Die Abnahme sollte basierend auf im Vertrag oder Testplan definierten Kriterien erfolgen:
- Vertragliche Akzeptanz (lt. Vereinbarungen im Vertrag)
- Vollständigkeit der vereinbarten Liefergegenstände und Leistungen
- Qualität der Liefergegenstände und Leistungen
- Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
- Benutzerakzeptanz (lt. Vereinbarungen im Pflichtenheft oder Vertrag)
- Funktionale Anforderungen
- Ergebnis des Testbetriebs
- Durchführungsergebnisse der Test Cases
- Nicht-funktionale Anforderungen
- Korrektheit, Verständlichkeit der Dokumentation und Handbücher
- Ergebnisse aus Performance und Usability Tests
- Funktionale Anforderungen
- Akzeptanz durch den zukünftigen Betreiber des IT-Systems (lt. Vereinbarungen im Pflichtenheft oder Vertrag)
- Erfüllung der technischen Anforderungen
- Erfüllung der Anforderungen an Daten- und Revisionssicherheit
- IT-Security Anforderungen
- Vollständigkeit und Qualität der Admin-Handbücher
Ablauf und beteiligte Personen
Die Abnahme sollte von den Personen, welche das Abnahmeprotokoll unterschreiben, durchgeführt werden. Das sind je ein autorisierter Vertreter des Auftraggebers und des Auftragnehmers.
Die Abnahme wird in einem Abnahmeprotokoll dokumentiert.
Ablauf:
- Dokumentation der Teilnehmer und geprüften Umgebung
- Prüfung, ob die Voraussetzungen zur Abnahme erfüllt sind
- Prüfung der einzelnen Abnahmekriterien
- Diskussion der Ergebnisse und Einigung auf eine Schlussbeurteilung (Ist das System bereit zur Produktivnahme? ja/nein)
- Dokumentation der offenen Punkte
- Klärung der Durchführungsverantwortung und Termine für die offenen Punkte
- Abschluss des Abnahmeprotokolls mit Unterschrift der beiden Vertragsparteien
Abnahmeprotokoll
Das Abnahmeprotokoll sollten folgende Punkte beinhalten:
- Datum der Abnahme-Prüfung und Teilnehmer
- Geprüfte Software-Version und Details zur geprüften Systemumgebung
- Ergebnisse der Prüfung der Abnahmekriterien
- Schlussbeurteilung:
- Ist der Liefervertrag erfüllt?
- Ist das System bereit zur Produktivnahme? (ja/nein)
- Offene Punkte, auf deren Erfüllung der Auftraggeber verzichtet
- Offene Punkte, welche noch zu erfüllen sind (mit Termin und Verantwortlichkeit)
Umgang mit offenen Punkten
Oft sind bei der Abnahme noch Punkte oder Fehler offen, welche jedoch den produktiven Einsatz nicht verhindern.
Es ist in diesem Fall durchaus OK die IT-Lösung abzunehmen. Für die offenen Punkte sollen Sie jedoch in Abstimmung mit dem Lieferanten Termine für die Erledigung definieren.
Alternativ können Sie auch auf die Erfüllung dieser Punkte verzichten und ggf. eine Kompensation des Lieferanten dafür erreichen.
