Die Produktivnahme der IT-Lösung (Go-Live) ist das große Ereignis in einem IT-Projekt und ein schlechter Start will unbedingt vermieden werden.
Warum Vorbereitung alles ist
Nach Monaten/Jahren im IT-Projekt sind die Erwartungen der User und des Managements an die neue IT-Lösung groß.
Geht der Go-Live nun daneben, dann bekommt die neue IT-Lösung sofort den Touch „funktioniert nicht“ und es wird schwierig, die User zum Umstieg zu bewegen. Katastrophal wäre es, wenn das Altsystem bereits außer Betrieb ist und das neue System nicht funktioniert.
Deshalb ist es wichtig, sich sehr sorgfältig auf das Go-Live vorzubereiten und auch Handlungsoptionen für möglicherweise auftretende Probleme vorbereitet zu haben.
Was vor der Produktivnahme zu tun ist
Vor der Produktivnahme müssen folgende Aufgaben erledigt sein:
- Go-Live Plan entwickeln
- jeden einzelnen Schritt dokumentieren
- Back-Out Plan entwickeln, falls die Produktivnahme misslingt
- was ist zu tun, um die neue Lösung wieder offline zu nehmen?
- wer ist zu informieren?
- was ist aufzuräumen?
- User und zur Bedienung der IT-Lösung schulen
- Updates und Support mit dem Lieferanten vertraglich fixieren
- Falls noch nicht geschehen, Update und Support Vertrag unterschreiben
- IT-Betrieb mit Dienstleister vereinbaren oder eigene IT-Mitarbeiter zu Administration und Betrieb der IT-Lösung schulen
- Erreichbarkeit des Lieferanten-Supports klären und intern dokumentieren
- Admin-Schulung durchführen
- Professionellen IT-Betrieb sicherstellen
- Hot Phase Support klären
- Kurzfristige Erreichbarkeit bzw. Vor-Ort-Support des Lieferanten und internen Betriebsteams für die ersten Tage nach der Produktivnahme
Wird ein neues IT-System implementiert ohne ein bestehendes abzulösen, so kann das Go-Live erst nur „intern“ mit dem Projektteam durchgeführt werden. Die offizielle Freigabe erfolgt dann erst, wenn das neue IT-System stabil funktioniert.
Die Ablöse eines bestehenden IT-System ist kritischer und es braucht zusätzliche Vorbereitung:
- Rechtzeitige Ankündigung des Go-Live bei den Anwendern im Unternehmen, bei Kunden, bei Lieferanten, bei Betreibern über Schnittstellen angebundener Systeme
- Information, über die Verfügbarkeit des Altsystems nach dem Go-Live
- Planung für möglichen Parallel-Betrieb von altem und neuem IT-System für eine kurze Zeit, bis die Situation stabil ist
- Besondere Sorgfalt beim Back-Out Plan hinsichtlich der Datenkonsistenz
- Falls möglich, führen Sie eine Test-Produktivnahme durch. Ziel ist, dass Sie den Ablauf des Go-Live komplett durchspielen, aber schlussendlich wieder das Altsystem produktiv nehmen. Während dieser Test-Produktivnahme ist keine produktive Datenerfassung (weder im alten noch neuen IT-System), d.h. Sie benötigen ein entsprechend langes Wartungsfenster.
Beim Go-Live
- Strikte Vorgangsweise nach dem vorbereiteten Go-Live Plan, keine Experimente
- Ist das Go-Live erfolgreich:
- Information über das Go-Live und Informationen zur Erreichbarkeit der neuen IT-Lösung an die User senden
- Informationen über die Verfügbarkeit des alten IT-Systems, sofern dieses abgelöst wurde, senden
- Information zum Support an die User senden
- Go-Live gescheitert:
- Back-Out Plan durchführen
- Information über den gescheiterten Go-Live und der folgenden nächsten Schritte an Stakeholder senden
- Informationen über die Verfügbarkeit des alten IT-Systems und eventuellen Einschränkungen an die User senden