Die Produktivnahme der IT-Lösung ist das große Ereignis in einem IT-Projekt. Ein schlechter Start will unbedingt vermieden werden.
Warum Vorbereitung alles ist
Nach einigen Monaten oder Jahren im IT-Projekt sind die Erwartungen der Anwender und des Managements an die neue IT-Lösung groß.
Geht der Go-Live daneben, dann wird die neue IT-Lösung gleich mit „funktioniert nicht“ abgestempelt und es wird schwierig, die Anwender zum Umstieg zu bewegen.
Katastrophal wäre es, wenn das Altsystem außer Betrieb genommen wird und das neue System nicht funktioniert.
Deshalb sollten Sie sich sehr sorgfältig auf das Go-Live und mögliche Probleme dabei vorbereiten.
Was vor der Produktivnahme zu tun ist
Vor der Produktivnahme müssen Sie folgende Aufgaben erledigen:
- Go-Live Plan entwickeln
- jeden einzelnen Schritt dokumentieren und wenn möglich auch ausprobieren
- Back-Out Plan für den Fall entwickeln, dass die Produktivnahme misslingt
- Was ist zu tun, um die neue Lösung wieder offline zu nehmen?
- Wer ist zu informieren?
- Was ist aufzuräumen?
- Anwender auf die neue IT-Lösung schulen
- IT-Betrieb klären
- Updates und Support mit dem Hersteller/Lieferanten vertraglich fixieren (siehe Update und Support Vertrag)
- Erreichbarkeit des Supports klären und dokumentieren
- Admin-Schulung durchführen
- Support für „heiße Phase“ vereinbaren
- Kurzfristige Erreichbarkeit bzw. Vor-Ort-Support des Lieferanten und internen Betriebsteams für die ersten Tage nach der Produktivnahme vereinbaren
Neues IT-System ohne Altsystem
Wird ein neues IT-System in Betrieb genommen, ohne ein Alt-System abzulösen, dann ist ein erstes Go-Live nur mit dem Projektteam sinnvoll.
Erst wenn das neue IT-System stabil funktioniert, erfolgt das offizielle Go-Live für alle Anwender.
Ablöse eines Altsystems
Die Ablöse eines bestehenden Systems durch ein neues IT-System ist kritischer und es braucht zusätzliche Vorbereitung:
- Rechtzeitige Ankündigung des Go-Live bei den Anwendern im Unternehmen, bei Kunden, bei Lieferanten und bei Betreibern über Schnittstellen angebundener Systeme
- Information an die Anwender zur Verfügbarkeit des Altsystems nach dem Go-Live
- Klärung und Planung eines Parallel-Betriebs von altem und neuem IT-System für eine kurze Zeit, bis die Situation stabil ist
- Besondere Sorgfalt beim Back-Out Plan hinsichtlich der Datenkonsistenz
- Was passiert mit den Daten, die zwischenzeitlich im neuen IT-System erfasst oder übertragen wurden?
- Anwender zur zusätzlichen Dokumentation der Eingaben für einen ersten, definierten Zeitraum auffordern, sodass Änderungen ggf. nachgeholt werden können
- Falls möglich testen Sie die Produktivnahme vorher
- Ziel beim Test ist den kompletten Ablauf des Go-Live durchspielen, aber schlussendlich wieder das Altsystem produktiv nehmen.
- Um die Datenkonsistenz sicherzustellen, darf während dieser Test-Produktivnahme keine produktive Datenerfassung (weder im alten noch neuen IT-System) erfolgen. D.h. Sie benötigen ein entsprechend langes Wartungsfenster.
Beim Go-Live
- Strikte Vorgangsweise nach dem vorbereiteten Go-Live Plan, keine Experimente
- Ist die Produktivnahme geglückt:
- Information über das Go-Live und Informationen zur Erreichbarkeit der neuen IT-Lösung an die Anwender senden
- Informationen an die Anwender zur Verfügbarkeit des ggf. abgelösten alten IT-Systems
- Information zum Support für die neue IT-Lösung an die Anwender senden
- Go-Live gescheitert:
- Back-Out Plan durchführen
- Information über den gescheiterten Go-Live und die nächsten Schritte an die Stakeholder senden
- Informationen über die Verfügbarkeit des alten IT-Systems und eventuellen Einschränkungen an die Anwender senden