Die Abnahme der IT-Lösung ist die formelle Prüfung, ob der Liefervertrag erfüllt ist. Danach kosten die Leistungen des Lieferanten extra.

Was bedeutet die Abnahme?

Sobald die IT-Lösung vom Auftraggeber abgenommen wurde, gilt der Vertrag als erfüllt und alle vereinbarten Zahlungen an den Lieferanten werden fällig.

Leistungen des Lieferanten nach der Abnahme verursachen zusätzliche Kosten, da das System ja bereits „Wie gesehen und getestet“ vom Kunden abgenommen wurde.

Nur Mängel (Gewährleistung), bereits vereinbarte „zu erledigende Tasks“ und Leistungen, welche durch einen Support-Vertrag abgedeckt sind, sind kostenlos.

In der Regel beginnt der Support-Vertrag sofort nach der Abnahme zu laufen.

Dieser Schritt ist also kritisch und sollte erst durchgeführt werden, wenn der produktive Einsatz der IT-Lösung möglich ist bzw. bereits durchgeführt wurde (nach dem Go-Live).

Kriterien

Die Abnahme sollte auf Basis definierter Kriterien im Vertrag oder dem Testplan erfolgen:

  1. Vertragliche Akzeptanz (lt. Vereinbarungen im Vertrag)
    • Vollständigkeit der vereinbarten Liefergegenstände und Leistungen
    • Qualität der Liefergegenstände und Leistungen
    • Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
  2. Benutzerakzeptanz (lt. Vereinbarungen im Pflichtenheft oder Vertrag)
    • Funktionale Anforderungen
      • Ergebnis des Testbetriebs
      • Durchführungsergebnisse der Test Cases
    • Nicht-funktionale Anforderungen
      • Korrektheit, Verständlichkeit der Dokumentation und Handbücher
      • Ergebnisse aus Performance und Usability Tests
  3. Akzeptanz durch den zukünftigen Betreiber des IT-Systems (lt. Vereinbarungen im Pflichtenheft oder Vertrag)
    • Erfüllung der technischen Anforderungen
    • Erfüllung der Anforderungen an Daten- und Revisionssicherheit
    • IT-Security Anforderungen
    • Vollständigkeit und Qualität der Admin-Handbücher

Umgang mit offenen Punkten

Oft sind bei der Abnahme noch Punkte oder Fehler offen, welche jedoch den produktiven Einsatz nicht verhindern.

Es ist in diesem Fall durchaus OK die IT-Lösung abzunehmen. Für die offenen Punkte sollen Sie jedoch in Abstimmung mit dem Lieferanten Termine für die Erledigung definieren.

Alternativ können Sie auch auf die Erfüllung dieser Punkte verzichten und ggf. eine Kompensation des Lieferanten dafür erreichen.

Abnahmeprotokoll

Die Ergebnisse dokumentieren Sie im Abnahmeprotokoll:

  • Datum der Abnahme-Prüfung und Teilnehmer
  • Geprüfte Software-Version und Details zur geprüften Systemumgebung
  • Ergebnisse der Prüfung der Abnahmekriterien
  • Schlussbeurteilung: Ist das System bereit zur Produktivnahme? (ja/nein)
  • Offene Punkte, auf deren Erfüllung der Auftraggeber verzichtet
  • Offene Punkte, welche noch zu erfüllen sind (mit Termin und Verantwortlichkeit)

Vorlage

Download “Abnahmeprotokoll Vorlage” Abnahmeprotokoll-Vorlage.docx – 20 KB

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