Data Management soll sicherstellen, dass die User (Fachbereiche) die benötigten Daten zu Verfügung haben. Das Problem ist jedoch meist die Umsetzung: die Daten müssen dann auch entsprechend in den IT-Systemen erfasst sein.

Data Management, Data Governance

Mit Data Governance wird das Grundgerüst geschaffen:

  • Daten-Eigentum klären
  • Verantwortung für die Korrektheit und Vollständigkeit Daten regeln
  • Prozesse für Data Management definieren
    • Datenerfassung
    • Datenverwaltung (Backup, Security, Archivierung)
    • Datennutzung
  • Data Repository (Entities, Description, Quality Definition) erstellen

Data Management ist die Umsetzung der Vorgaben:

  • Sicherstellen, dass die Data Management Prozesse von der Organisation gelebt werden
  • IT-Lösungen implementieren, um die Data Management Prozesse zu unterstützen

Was ist das Problem?

Die typischen Probleme sind aus User-Sicht:

  • Die Daten sind unvollständig oder gar falsch
  • Es ist unklar, was die Daten bedeuten bzw. wie diese zu verwenden sind
  • Es fehlt ein Überblick, welche Daten im System erfasst sind und welche ggf. sonst wo vorhanden sind
  • Die IT-Lösung unterstützt die Data Management Prozesse unzureichend

Aus der Governance-Sicht gibt es folgende Probleme:

  • Die definierten Verantwortungen werden nicht wahrgenommen
  • Die definierten Data Management Prozesse werden nicht eingehalten

Warum funktioniert das in der Praxis nicht?

Meist sind menschliche Faktoren die Ursache:

  • Menschen handeln aus Motiven heraus und ohne Motivation kein Handeln. Welchen Nutzen hat der User von der Datenerfassung? Versteht er die Regelungen in den Prozessen?
  • Die meisten Menschen mögen Veränderungen nicht und ändern ihr Handeln nicht, auch wenn das entgegen (neu) definierter Prozesse ist

Organisatorische Ursachen können sein:

  • Die Erfassung der Daten erfolgt nach bestem Wissen und Gewissen, jedoch wird die Vollständigkeit und Qualität der Daten nicht kontrolliert
  • Daten-Definitionen haben sich geändert, jedoch wurde das nicht ausreichend kommuniziert und dokumentiert (Data Repository)
  • Es fehlen Ressourcen für ordentliche Umsetzung der Data Management Prozesse

Die Ursache kann auch in den IT-Lösungen liegen:

  • Die IT-Systeme erfüllen die Anforderungen (Data Repository, Data Management Prozesse) mangelhaft
  • Manche IT-Systeme sind instabil oder haben gravierende Fehler

Es muss Sinn machen

Eine der häufigsten Problemursachen ist, dass Mitarbeiter den Sinn „Daten ordentlich zu erfassen“ nicht erkennen und deshalb die Regeln nicht befolgen.

Wie kann man das ändern?

Epikur sieht beim Menschen zwei starke Motive zu handeln:

  • Lust-Gewinn oder
  • Schmerz-Vermeidung

Das Motiv Lust-Gewinn wird in unserem Zusammenhang wohl kaum wirken. Hingegen kann Schmerz-Vermeidung durch Kontrolle und Verweise bei Fehlverhalten getriggert werden.

Der Mensch handelt über diese zwei Motive hinaus auch, wenn es für ihn Sinn macht. Dazu muss man die Mitarbeiter mit dem Thema konfrontieren und zum Mitdenken bringen. Das gelingt am besten mit Vorträgen und Workshops, in denen die Problematik verdeutlicht wird.

Der Umgang mit Veränderung

Die Erfolgskriterien für Verhaltensänderungsprozesse sind:

  • Plausible Begründung
  • Transparente Ziele
  • Balance von Verändern und Bewahren
  • Sorgfältige Auswahl der zukünftigen Schlüsselpersonen
  • Klären rechtlicher Vorfragen
  • Weitestgehende Beteiligungsmöglichkeiten in allen Prozessphasen
  • Offene, rasche und lebendige Kommunikation
  • Sorgfältige Vorbereitung und reflektierte Steuerung des Prozesses
  • Herausfordernde aber realistische Zeitplanung
  • Offenlegen der Konfliktpotenziale und kontinuierliches
  • Der Prozess als Vorwegnahme der angestrebten Kultur

Gutes Change Management ist:

  1. Notwendigkeit zur Veränderung urgieren
  2. Pionier-Team einsetzen
  3. Vision entwickeln
  4. Vision kommunizieren
  5. Mitarbeiter für die Umsetzung befähigen
  6. Quick-Wins realisieren
  7. Die Organisation nachziehen (Verbesserungen konsolidieren)
  8. Für laufende Verbesserung sorgen (Verbesserungsprozess)

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