IT-Lösungen und Tipps für Homeworking und Teamwork an verteilten Orten.
IT-Lösungen für Teamwork und Homeworking
Diese Software unterstützt Sie dabei:
- Videokonferenz, Chat
- gemeinsamer Kalender
- Zentrale Dokumentablage, Team-Websites
- Virtual/Remote Desktop
- Lösung für verschlüsselten Datentransfer (VPN, HTTPS)
- 2-Faktor-Authentifizierung zum Absichern von Logins
Team- und Office-Lösungen
Viele Team- und Office-Lösungen beinhalten Software für Videokonferenzen, Chats, E-Mail, Kalender, zentrale Dokumentablagen und Team-Websites.
Aufgrund der Corona-Krise bieten mehrere Hersteller derzeit Ihre Lösungen kostenlos an:
| Microsoft | Teams ist für KMU für 6 Monate kostenlos nutzbar. Weitere Informationen dazu |
| G-Suite bietet derzeit kostenlose Webmeetings bis 250 Personen. Weitere Informationen zu G-Suite | |
| Cisco | Die Videokonferenzsoftware WebEx kann derzeit gratis genutzt werden. Weitere Informationen dazu |
Virtual / Remote Desktop
Mitarbeitern ohne Firmen-Notebook sollte ein Virtual-Desktop zu Verfügung gestellt werden.
Damit haben die Mitarbeiter die gleiche Umgebung wie auf dem PC im Büro. Auch ist es nicht mehr notwendig, dass Geschäftsdokumente zur Bearbeitung auf den privaten PC geladen werden und dort ev. Software installiert werden muss.
Voraussetzung ist allerdings, dass der Mitarbeiter einen privaten PC für den Zugriff hat. Ist das nicht der Fall, dann ist ein Firmen-Notebook die einfachste Lösung.
Bekannte Virtual/Remote-Desktop-Lösungen sind Windows Server Remote Desktop, Windows Virtual Desktop, Citrix oder TSplus. Auch Cloud Service Provider bieten solche Lösungen an.
Verschlüsselter Datentransfer
Die meisten Webservices (Zugriff mit dem Browser) bieten eine verschlüsselte Datenübertragung mit HTTPS, das Sie auch nutzen sollten.
Wenn Sie aber eine auf dem PC installierte Software nutzen, welche mit einem Server kommuniziert (Client-Server-Software), dann sollten Sie für verschlüsselten Datentransfer VPN implementieren.
Weiters dazu finden Sie untern IT-Sicherheit für KMU.
2-Faktor-Authentifizierung
Schwache Passwörter sind besonders kritisch bei Webservices.
Die Sicherheit können Sie mit 2-Faktor-Authentifizierung (Username/Password und wechselnder Code) deutlich erhöhen.
Weiters dazu finden Sie untern IT-Sicherheit für KMU.
Tipps
Terminvereinbarungen
Versenden Sie Termine für Besprechungen und fordern Sie alle dazu auf, die Termine im Kalender zu bestätigen oder abzusagen.
Fehlende Disziplin verursacht hier sinnlosen Aufwand für die Nachverfolgung, ob nun alle notwendigen Personen auch teilnehmen können oder nicht.
Videokonferenzen
Bei Videokonferenzen ist die Audioverbindung kritisch, daher
- Nutzen Sie ein Headset statt des eingebauten Mikrofons für eine gute Verständlichkeit der Stimme
- Wenn es Bandbreitenprobleme gibt, dann deaktivieren Sie das Video
Austausch von Dateien
E-Mail ist kein sicheres Medium. Vermeiden Sie daher das Versenden von interner/geheimer Information per E-Mail.
Um Dokumente im Team weiterzuleiten, sollten Sie dieses erst auf einer Team-Websites speichern und dann nur den Link im E-Mail einfügen.
Alternativ können Sie für den Versand auch Chat-Tools nutzen, welche verschlüsselte Verbindungen verwenden.
IT-Sicherheit
Achten Sie auf starke IT-Sicherheit bei allen IT-Services, welche im Internet erreichbar sind und sensible Informationen gespeichert haben:
- Nutzen Sie 2-Faktor-Authentifizierung auf Web-Portalen für Mitarbeiter oder Partner
- Halten Sie die Software auf dem aktuellen Stand, um das Risiko von Sicherheitslücken zu reduzieren