Tipps zur Implementierung eines Webshops für kleine und mittlere Unternehmen.

Ziele definieren

Definieren Sie zuerst die Ziele, welche Sie mit dem Webshop erreichen wollen. Damit geben Sie dem Team die notwendige Orientierung für die Umsetzung des Projekts.

Mögliche Ziele können sein:

  • Der Webshop ist mit einem bestimmten Datum im Internet verfügbar
  • Das Artikelangebot auf dem Webshop umfasst bestimmte Artikelgruppen
  • Vom Webshop können Bestellungen aus dem EU-Raum angenommen und abgewickelt werden
  • Im Webshop ist der aktuelle Lagerstand und die Lieferzeit für die einzelnen Artikel ersichtlich

Konkretisieren Sie die Ziele so gut wie möglich, Tipps dazu finden Sie unter Projektauftrag, Projekt-Ziele, Projektbudget.

Definieren Sie ebenfalls zu Beginn ein Budget für die Implementierung und den laufenden Betrieb. Auch wenn das Budget später im Projekt angepasst werden muss, sorgen Sie damit für Orientierung und zu teure Lösungen scheiden bereits zu Beginn aus.

Überlegen Sie, ob Sie das Projekt mit den eigenen Mitarbeitern durchführen können oder ob Sie externe Unterstützung durch einen IT / E-Commerce – Experten benötigen (siehe auch Projekt-Team). Falls Sie sich für externe Unterstützung entscheiden, dann holen Sie diese früh ins Projekt. Diese Expertise ist gerade in der Planungsphase sehr wertvoll.

Anforderungskatalog erstellen

Auf Basis der Zielsetzung definieren Sie die Anforderungen und fassen diese in einem Lastenheft/Anforderungskatalog zusammen. Spezielle Anforderungen für Webshops finden Sie im Folgenden.

Spezielle funktionale Anforderungen

  • Der Webshop muss auf allen häufig verwendeten Geräten (PC, Tablet, Smartphone; Windows, Linux, IOS, Android) gut bedienbar sein
  • Die Wartung der Artikeldaten muss selbst (ohne Unterstützung von Dienstleistern) möglich sein
    • Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche zur Datenwartung
    • Werkzeuge zur Massendatenänderung (z.B. Preisänderung oder Angebotspreise für eine Artikelgruppe)
    • Geschütze Logins zur Datenwartung
    • Rollenkonzept zur Einschränkung der Änderungsmöglichkeiten
  • Der Webshop muss in mehreren Sprachen verfügbar sein (Sprachen explizit nennen)
    • Benutzeroberfläche für die Kunden (Frontend) ist in den gewünschten Sprachen verfügbar
    • Benutzeroberfläche für die Datenwartung und Verwaltung (Backend) ist in den gewünschten Sprachen verfügbar

Spezielle nicht-funktionale Anforderungen

  • Der Webshop muss allen länderspezifischen/EU-rechtlichen Gesetzen und Regelungen entsprechen
    • E-Commerce Vorgaben, Widerrufsrecht
    • Kennzeichnungspflichten für Artikel
    • Veröffentlichungspflichten zum Shopbetreiber
    • Zahlungsabwicklung
    • Datenschutz, Privacy-by-Design (DSGVO)
  • Der Webshop muss rund um die Uhr im Internet verfügbar sein und soll auch hohen Ansturm standhalten
    • Betrieb in einem Rechenzentrum / Webshop-as-a-Service Angebot
    • Breitbandige Anbindung des Rechenzentrums
    • Skalierbarkeit (Aufrüstung der Performance ohne Neuinstallation)
  • Open-Source-Software, um eine Abhängigkeit vom Hersteller/Anbieter zu vermeiden
  • Der Webshop muss gegen Hacking-Angriffe gesichert sein
    • Einsatz von IT-Security-Lösungen vor dem Webshop
    • Trennung in Webshop-Frontend und besonders geschütztem Backend-System
    • Schutz kritischer Daten (Kundendaten, Zahlungsdaten)
    • Sicherstellung der Security im Betrieb (Security-Checks, Security-Fixes)

Schnittstellen zu anderen IT-Systemen

  • Sichere Anbindung des Webshops an das unternehmensinterne ERP-System
    • Vom ERP-System an den Webshop übertragene Daten
      • Artikelpreise
      • Artikelbeschreibung und Kennzeichnungen
      • Sperrvermerke
      • Rabattgruppen
      • Lagerstände
    • Vom Webshop an das ERP-System übertragene Daten
      • Kundendaten
      • Bestellungen
      • Zahlungsdaten
    • Vorgangsweise bei Ausnahmen
      • Neue Artikel im ERP
      • Kommunikationsabbruch bei Datenübertragung

Betrieb und spätere Erweiterung des Webshops

  • Betriebsleistungen für den Webshop
    • Betrieb der gesamten Webshop-Infrastruktur (Hardware, Software) durch einen professionellen Dienstleister
    • Aufteilung der Betriebsaufgaben zwischen eigenem Unternehmen und einem Dienstleister
  • Erweiterbarkeit des Webshops
    • Schnittstellen zu IT-Systemen (ERP, CRM, Buchhaltung)
    • Einbindung eines Konfigurators zur Gestaltung individueller Artikel
    • Erweiterung um zusätzliche Sprachen
    • Erweiterung des Leistungsfähigkeit und des Speicherplatzes
    • Angebot zusätzlicher (andersartiger) Artikelgruppen

Auswahl einer Webshop-Lösung

Mit dem Anforderungskatalog können Sie nun eine Marktrecherche durchführen und nach passenden Lösungen/Anbietern suchen. Weitere Tipps dazu finden Sie unter Angebote einholen, Auftrag vergeben.

Fertige Lösungen (Webshop-as-a-Service), Marktplattformen

Mit diesen technisch fertigen Lösungen müssen Sie nur den Webshop konfigurieren und die Artikel angelegen. Marktplattformen sind ebenfalls fertige Lösungen, wo Sie ein Verkäufer-Profil anlegen und ihre Artikel veröffentlichen.

Diese Lösungen eignen sich damit vor allem für Unternehmen, welche wenig Aufwand in die Implementierung eines Webshops stecken möchten. Achten Sie bei der Auswahl jedoch darauf, dass der Webshop bzw. die Marktplattform alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.

Vorteile

  • Sehr schneller Marktauftritt
  • Wenig/kein technisches Verständnis zur Webshop-Implementierung notwendig
  • Der Shop-Inhalt kann selbst verwaltet werden
  • Der professionelle Betrieb des Webshop-Systems ist im Angebot inkludiert, womit Sie sich nur um den Inhalt und die Bestellabwicklung kümmern müssen
  • Marktplattformen bieten auch Logistik-Dienstleistungen an
  • Geringe/keine Kosten für die technische Implementierung des Webshops

Nachteile

  • Die Lösungen sind nur eingeschränkt an die eigenen Wünsche anpassbar, bei Marktplattformen gibt es praktisch keine Anpassungsmöglichkeiten
  • Hohe Abhängigkeit vom Anbieter/Betreiber: Ein Wechsel bedeutet den Webshop neu einzurichten und ggf. alle Daten zu verlieren
  • Hohe laufende Kosten/Provisionen im Vergleich zu anderen Lösungen
  • Schnittstellen zu anderen IT-Systemen (ERP) sind ggf. nicht realisierbar
  • Marktplattformen haben viel Einblick in Ihren Shop und könnten ihr Angebot kopieren

Bekannte Anbieter für Webshop-as-a-Service

Bestehende Marktplattformen

Webshop-Software

Sie bekommen eine Webshop-Software, welche Sie ggf. direkt in ihre bestehende Website einbinden können. Die Erweiterbarkeit ist dabei prinzipiell gegeben, womit eine Anbindung des Webshops an andere IT-Systeme machbar ist. Erweiterungen können jedoch hohe Zusatzkosten verursachen, womit Sie diese bereits bei der Auswahl abklären sollten.

Vorteile:

  • Die Software ist fertig und idealerweise bereits vielfach erfolgreich im Einsatz
  • Für die laufende Weiterentwicklung und Fehlerbehebung sorgt der Software-Hersteller
  • Die Lösung kann an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden
  • Sie sind flexibel bei der Wahl des Standorts und im Betrieb (Cloud-Service, Betrieb im eigenen Rechenzentrum, Betreuung durch einen Dienstleister)
  • Der Webshop kann mit Software und Daten einfach zu einem anderen Cloud-Service-Anbieter übersiedelt werden

Nachteile:

  • Für die Implementierung und den Betrieb benötigen Sie IT-Expertise (ggf. externe Unterstützung)
  • Die Abhängigkeit vom Hersteller der Webshop-Software bleibt bestehenden
  • Für kleine Webshops sind die Kosten für die Implementierung ggf. zu hoch

Bekannte Lösungen:

Open-Source Webshop-Software

Auch manche Open-Source Webshop-Software ist vielfach erfolgreich im Einsatz. Die Software wird von einer Community gepflegt und weiterentwickelt. Für den Einsatz von Open-Source-Lösungen müssen Sie jedoch selbst mehr IT-Expertise mitbringen bzw. einen Dienstleister dafür beauftragen (siehe auch Freie Software (Open Source) im Unternehmen einsetzen).

Manche Anbieter bieten neben einer Open-Source-Version (Community Edition) auch kommerzielle Versionen an, welche damit aber eher einer der vorigen Kategorien zuzuordnen sind.

Vorteile:

  • Populäre Open-Source-Software wird vielfach eingesetzt und mit einer großen Community auch gut gepflegt
  • Für die Open-Source Webshop-Software fallen in der Regel keine Lizenzkosten an (Support kostet jedoch)
  • Hohe Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit, da der Source Code frei zugänglich ist
  • Keine Abhängigkeit von einem Hersteller oder Anbieter
  • Sie sind vollkommen flexibel bei der Wahl des Standorts und für den Betrieb.

Nachteile:

  • Ggf. müssen Sie selbst für die laufende Weiterentwicklung sorgen (alternativ Dienstleister beauftragen)
  • Die Implementierung des Webshops erfordert mehr Zeitaufwand
  • Open-Source Lösungen sind in der Bedienerfreundlichkeit teilweise nicht sehr ausgereift

Bekannte Lösungen:

Webshop implementieren

Wenn Sie eine fertige Webshop-Lösung bzw. eine Marktplattform ausgewählt haben, dann ist die Einrichtung des Webshops in wenigen Stunden/Tagen erledigt.

Andernfalls sollten Sie spätestens jetzt einen Projektplan erstellen, um die Implementierung zu planen:

  • Für größere Webshops ist eine Implementierung in Phasen sinnvoll
    • Mit einer ersten Minimal-Lösung gehen Sie schnell auf den Markt und können erste Erfahrungen sammeln
    • Da ein neuer Webshop anfangs selten viele Bestellungen generiert, können Sie die Schnittstellen zu anderen IT-Systemen ggf. erst später implementieren.
  • Involvieren Sie in die Planung alle Parteien, welche von der Webshop-Implementierung betroffen sind, z.B.
    • Auftragsabwicklung
    • Buchhaltung
    • Marketing / E-Commerce-Agentur
    • Fachleute / IT-Dienstleister für anzubindende IT-Systeme

Planen Sie auch das Data Management für den Webshop sowie die organisatorischen Aufgaben dazu:

  • Struktur
    • Struktur des Angebots (Artikelgruppen etc.)
    • Designvorgaben für die Artikelpräsentation
    • Verantwortlichkeiten zur ersten Datenerfassung und zur späteren Datenpflege
    • Freigabeprozess für Änderungen
  • Inhalte
    • Artikel-Beschreibungen
    • Fotos
    • Konditionen (AGB, Lieferkonditionen)
    • Informationen zum Shop (Veröffentlichungspflichten)
  • Kunden-Support
    • Kontakt
    • Verantwortlichkeit
    • Verfügbarkeit

Betrieb und Verwaltung des Webshops

Die Arbeit am Webshop endet nicht, wenn dieser im Internet verfügbar ist.

Folgende Aufgaben fallen in der Betriebsphase des Webshops an:

  • Data Management
    • Artikel müssen laufend gepflegt werden (Korrekturen, Updates, neue Artikel, Preise)
    • Wartung der allgemeinen Shop-Inhalte und Informationen
  • Kunden-Support
    • Kunden benötigen ggf. Unterstützung bei der Bedienung des Webshops
    • Bestellabwicklung für „Problemfälle“
  • Technischer Betrieb
    • Sicherstellen der Verfügbarkeit (Monitoring)
    • Zeitnahme Installation von Software-Updates
    • Bereitstellen und Wartung der IT-Ressourcen (Hardware, Netzwerk)
    • IT-Sicherheit laufend überprüfen und Anpassungen vornehmen

Weitere Informationen dazu:

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