Wie Sie Daten aus mehreren Anwendungen kombinieren können, z.B. für einen monatlichen Management-Bericht.

Worum geht’s?

Auch Sie nutzen wahrscheinlich in Unternehmen mehrere Anwendungen parallel, z.B.:

  • ERP / Warenwirtschaft
  • Produktionssteuerung
  • Monitoring / Überwachungssysteme
  • Buchhaltung / Personalabrechnung
  • Team- und Office-Software
  • Support-Ticketing-System

Damit haben Sie folgende Problematik bei der Erstellung von Berichten:

  • Die meisten Anwendungen können Berichte erstellen, aber nur mit den Daten in der jeweiligen Anwendung
  • Für umfassende Berichte müssen Sie aber Daten aus mehreren Anwendungen kombinieren

Lösungen

Schnittstellen implementieren

Daten von mehreren Anwendungen über Schnittstellen in ein System zu laden ist sinnvoll, wenn:

  • Ein IT-System die meisten für Berichte benötigten Daten beinhaltet
  • Das System eine gute Berichtsfunktion beinhaltet

Bedenken Sie dabei auch, dass für ältere Softwareversionen oft keine Erweiterungen zur Implementierung der Schnittstelle nicht mehr angeboten werden (Support-Ende). Ggf. brauchen Sie damit erst Software-Upgrade, was die Sache wesentlich aufwändiger macht.

Tipps zur Vorgangsweise für ein Implementierungsprojekt finden Sie unter IT-Implementierung Step-by-Step.

Unterschätzen Sie auch die Komplexität von Schnittstellen nicht: Woran IT-Projekte scheitern.

Excel

Mit einer aktuellen Excel-Version können Sie Daten aus vielen verschiedenen Quellen importieren (Funktion „Daten abrufen“):

  • Text/CSV, Excel-Dateien (Exports von Anwendungen)
  • Datenbanken (SQL allgemein, Access und andere Produkte)
  • Webservices (SharePoint, Azure etc.)
  • Datafeeds (OData etc.)

Die Daten werden dabei ins Excel kopiert und ein Update können Sie jederzeit mit der Funktion „Daten aktualisieren“ durchführen.

Auch können Sie die importierten Daten transformieren (Daten filtern, Werte umwandeln, Spalten umbenennen usw.). Diese Funktion (PowerQuery) ist die Gleiche wie im Reporting-Tool Power BI.

Schlussendlich können Sie die importierten Daten wie alle anderen Daten in Excel auch verwenden.

Reporting / Business Intelligence Lösungen

Mit Business Intelligence (BI) / Reporting-Lösungen können Sie Daten aus mehreren Anwendungen kombinieren:

  • Die Daten können aus Datenbanken, Excel Dateien, Webservices, Datafeeds etc. kommen.
  • BI-Lösungen sind eigenständige Anwendungen und bieten meist auch ein Reporting-Portal um Berichte den Benutzern zu Verfügung zu stellen
  • Bei manchen großen Anwendungen (z.B. ERP) sind BI-Lösungen bereits inkludiert.
  • Es gibt Produkte zur Installation auf der eigenen IT oder als Cloud Service.

BI/Reporting Lösungen gibt es viele am Markt, bekannte Lösungen sind:

  • QlikView
  • Crystal Reports (SAP)
  • SAP Business Objects
  • Microsoft Power BI
  • Oracle Business Intelligence
  • Microstrategy
  • TIBCO
  • Pentaho (Basisversion ist Open Source)

Tipps zur Auswahl von Cloud Services finden Sie unter Cloud Computing für KMU.

Kombinieren von Daten in einem BI Report

Zur Erstellung eines BI-Reports gehen Sie am besten so vor:

  1. Sie analysieren die Anforderungen und das relevante Umfeld
    • Welche Anforderungen an den Bericht gibt es?
    • Welche Daten werden für den Bericht benötigt?
    • Wo sind die benötigten Daten gespeichert?
    • Wie kann auf die Daten zugegriffen werden?
  2. Auswahl und Installation der BI Lösung bzw. Vereinbarung einer BI Cloud Service Nutzung
  3. Sie definieren Entwicklungssystem und Testdaten
    • Welche Daten und IT-Systeme können für Entwicklung und Test des Berichts verwendet werden?
  4. Bericht entwickeln
    • Benötigte Daten ins BI Tool importieren
    • Datenbeziehungen definieren
    • Daten für den Bericht transformieren, z.B. Codes in Text übersetzen
    • Bericht entsprechend den Anforderungen erstellen
  5. Bericht testen
    • Der Bericht sollte von einem zukünftigen Anwender getestet werden
  6. Sie stellen den Bericht zur Verwendung bereit
    • Sobald der Bericht funktioniert und die Anforderungen erfüllt sind, kann er für alle Anwender veröffentlicht werden

Anwendungsbeispiel

Ausgangssituation

In einem KMU ist ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) bereits viele Jahre im Einsatz. Ein Upgrade des Systems ist nicht so einfach und kostspielig, da spezifische Anpassungen für das WaWi programmiert wurden.

Weiters gibt es ein Produktionssteuerungssystem (PSS), in dem alle Aufträge für die eigene Produktion geplant werden.

Nun will der Vertrieb den aktuellen Produktionsstatus für Aufträge einsehen können. Dafür müssen Daten aus dem WaWi und dem PSS miteinander verbunden werden.

Das Ergebnis der internen Diskussion ist, dass WaWi und PSS die wesentlichen Anforderungen nach wie vor erfüllen. Der Austausch dieser Systeme kommt daher nicht infrage.

Auch wurde die Implementierung von Schnittstellen untersucht:

  • Die Implementierung einer Schnittstelle im WaWi wird vom Hersteller nicht mehr angeboten (Software ist End of Life)
  • Im PSS könnte eine Schnittstelle implementiert werden
  • Die Geschäftsführung möchte individuelle Anpassungen aufgrund der Erfahrungen mit dem WaWi vermeiden

Damit wurde entschieden, die Auftragsübersicht mit einer BI Lösung zu implementieren. Dafür soll nach Möglichkeit Microsoft Power BI genutzt werden, dann dafür hat das Unternehmen bereits Lizenzen.

Analyse

Als Erstes konkretisieren Sie die Anforderungen an den Bericht mit ein paar Vertriebsmitarbeitern. Das Ergebnis in unserem Beispiel ist daraus:

  • Es sollen offene Aufträge und bis zu einem Jahr alte, geschlossene Aufträge angezeigt werden
  • Die Auftragsliste soll für einen Kunden gefiltert werden können
  • Die gewünschten Informationen für einen Auftrag sind:
    • Kunden-Name
    • Auftragstitel
    • Auftragsdatum
    • Vereinbartes Lieferdatum
    • Aktueller Status der Produktion (offen, in Produktion, abgeschlossen)
    • Geplanter Produktionsstart und Produktionsabschluss
  • Der Zugriff auf den Bericht soll für alle Vertriebsmitarbeiter auch von unterwegs und mit Smartphone, Tablet möglich sein
  • Die Vorgaben für IT-Sicherheit und Datenschutz müssen eingehalten werden

Im zweiten Schritt analysieren Sie die Datenhaltung im WaWi und PSS mit Unterstützung der Hersteller. Ergebnis:

  • WaWi und PSS speichern die Daten in SQL Datenbanken
  • Die notwendigen WaWi Daten finden sich in den DB-Tabellen Aufträge und Kunden
  • Die relevanten Daten im PSS finden sich in der DB-Tabelle Produktionsaufträge
  • Daten können mit jedem SQL Tool ausgelesen werden
  • Die Authentifizierung erfolgt am Datenbanksystem

Dann prüfen Sie, ob die Anforderungen sind mit Microsoft Power BI umsetzbar sind. Ergebnis ist:

  • Der Bericht kann auf einem Portal für den Zugriff unterwegs mit verschiedenen Geräten zu Verfügung gestellt werden
  • Der Zugriff auf den Bericht ist nur für definierte Benutzer möglich. Der Cloud Service Anbieter ist DSGVO konform (Datenschutz erfüllt)
  • Im Bericht können die aktuellen Daten aus den WaWi und PSS Systemen angezeigt werden
  • Eine Filterung der Aufträge nach Kunden ist möglich

Die Analyse zeigt, dass der Bericht mit Microsoft Power BI umsetzbar ist, was aufgrund bereits verfügbaren Nutzungsrechte gewünscht ist.

Implementierung

Bericht und Datenmodell im Power BI

Die Entwicklung des Berichts erfolgt mit der Power BI Desktop Software:

  • Definition der SQL Abfragen für die benötigten Tabellen aus WaWi und PSS (DirectQuery statt Import)
  • Einbinden einer Excel Tabelle zur Umwandlung von Statuscodes in verständliche Texte
  • Definition der Beziehungen zwischen den Tabellen
  • Erstellung einer Berichtseite
    • Filter für Status
    • Filter für Kundenname
    • Tabelle mit Aufträgen aus dem WaWi sowie den PSS Daten (Status, Plan Prod. Start, Plan Prod. Ende)

Als Nächstes wird der fertige Berichtsentwurf mit Daten aus den produktiven WaWi und PSS getestet und den Vertriebsmitarbeitern vorgestellt.

Abschließend wird der Bericht auf dem Portal powerbi.microsoft.com für die Vertriebsmitarbeiter veröffentlicht.

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