Wie Sie am besten vorgehen, um Daten aus mehreren Anwendungen zu kombinieren, z.B. für einen monatlichen Management-Bericht.

Worum geht’s?

Auch KMU nutzen mehrere Anwendungen im Geschäftsbetrieb, z.B.:

  • ERP / Warenwirtschaft
  • Produktionssteuerung
  • Monitoring / Überwachungssysteme
  • Buchhaltung / Personalabrechnung
  • Team- und Office-Software
  • Support-Ticketing-System

Damit zeigt sich folgendes Bild, wenn Sie Berichte erstellen wollen:

  • Manche Anwendungen können Berichte erstellen, aber nur mit den Daten der jeweiligen Anwendung
  • Für umfassende Berichte müssen Sie Daten aus mehreren Anwendungen kombinieren

Lösungen

Schnittstellen implementieren

Für die Berichterstellung ist es sinnvoll, Daten von anderen Anwendungen über Schnittstellen in ein System zu holen, wenn:

  • Ein IT-System die meisten benötigten Daten beinhaltet
  • Das System eine Berichtsfunktion hat

Dafür muss der Hersteller/Lieferant die Implementierung der Schnittstelle aber auch anbieten. Für ältere Softwareversionen ist das oft nicht der Fall (Support-Ende). Um die Schnittstelle zu implementieren, braucht es erst ein Software-Upgrade – was die Sache wesentlich aufwändiger macht.

Tipps zur Vorgangsweise für ein Implementierungsprojekt finden Sie unter IT-Implementierung Step-by-Step.

Unterschätzen Sie auch die Komplexität von Schnittstellen nicht: Woran IT-Projekte scheitern.

Reporting / Business Intelligence Lösungen

Business Intelligence (BI) und Reporting-Lösungen können Daten aus mehreren Anwendungen kombinieren:

  • Die Daten können aus Datenbanken, Excel Dateien, Webservices, Datafeeds etc. kommen.
  • BI-Lösungen sind eigenständige Anwendungen.
  • Bei manchen großen Anwendungen (z.B. ERP) sind BI Lösungen bereits inkludiert.
  • BI/Reporting Lösungen gibt es viele am Markt.
  • Es gibt Software-Produkte zur Installation auf der eigenen IT und Cloud Services.

Bekannte Lösungen:

  • QlikView
  • Crystal Reports (SAP)
  • SAP Business Objects
  • Microsoft Power BI
  • Oracle Business Intelligence
  • Microstrategy
  • TIBCO
  • Pentaho (Basisversion ist Open Source)

Tipps zur Auswahl von Cloud Services finden Sie unter Cloud Computing für KMU.

Kombinieren von Daten in einem BI Report

Um einen Report mit einer BI Lösung zu erstellen, gehen Sie am besten so vor:

  1. Anforderungen und Umfeld analysieren
    • Welche Anforderungen an den Bericht gibt es?
    • Welche Daten werden für den Bericht benötigt?
    • Wo sind die benötigten Daten gespeichert?
    • Wie kann auf die Daten zugegriffen werden?
  2. Ggf. Auswahl und Installation der BI Lösung bzw. Vereinbarung einer BI Cloud Service Nutzung
  3. Entwicklungssystem und Testdaten definieren
    • Welche Daten und IT-Systeme können für Entwicklung und Test des Berichts verwendet werden?
  4. Bericht entwickeln
    • Benötigte Daten ins BI Tool importieren
    • Datenbeziehungen definieren
    • Daten für den Bericht transformieren, z.B. Codes in Text übersetzen
    • Bericht entsprechend den Anforderungen erstellen
  5. Bericht testen
    • Der Bericht sollte von einem zukünftigen Anwender getestet werden
  6. Bericht veröffentlichen
    • Sobald der Bericht funktioniert und die Anforderungen erfüllt sind, kann er für alle Anwender veröffentlicht werden

Anwendungsbeispiel

Ausgangssituation

In einem KMU ist ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) bereits viele Jahre im Einsatz. Ein Upgrade des Systems ist nicht so einfach, da spezifische Anpassungen für das WaWi programmiert wurden.

Weiters gibt es ein Produktionssteuerungssystem (PSS), in dem alle Aufträge für die eigene Produktion geplant werden.

Nun gibt es die Anforderung vom Vertrieb, den Produktionsstatus für Aufträge schnell abrufbar zu haben. Dafür müssen Daten aus dem WaWi und dem PSS miteinander verbunden werden.

Das Ergebnis von internen Diskussionen ist, dass WaWi und PSS die wesentlichen Anforderungen nach wie vor erfüllen und ein Austausch nicht infrage kommt.

Auch wurde die Implementierung von Schnittstellen untersucht:

  • Die Implementierung einer Schnittstelle im WaWi wird vom Hersteller nicht mehr angeboten. Die Software hat das Support-Ende bereits erreicht.
  • Im PSS könnte eine Schnittstelle implementiert werden.
  • Die Geschäftsführung möchte individuelle Anpassungen aufgrund der Erfahrungen mit dem WaWi vermeiden.

Schlussendlich wurde entschieden, die Auftragsübersicht mit einer BI Lösung zu implementieren. Dafür hat das Unternehmen bereits Nutzungsrechte für Microsoft Power BI.

Analyse

Als Erstes werden die Anforderungen an den Bericht mit ein paar Vertriebsmitarbeitern konkretisiert:

  • Es sollen offene Aufträge und bis zu einem Jahr alte, geschlossene Aufträge angezeigt werden
  • Die Auftragsliste soll für einen Kunden gefiltert werden können
  • Die gewünschten Informationen für einen Auftrag sind:
    • Kunden-Name
    • Auftragstitel
    • Auftragsdatum
    • Vereinbartes Lieferdatum
    • Aktueller Status der Produktion (offen, in Produktion, abgeschlossen)
    • Geplanter Produktionsstart und Produktionsabschluss
  • Der Zugriff auf den Bericht soll für alle Vertriebsmitarbeiter auch von unterwegs und mit Smartphone, Tablet möglich sein
  • Die Vorgaben für IT-Sicherheit und Datenschutz müssen eingehalten werden

Im zweiten Schritt wird die Datenhaltung im WaWi und PSS mit Unterstützung der Hersteller analysiert:

  • WaWi und PSS speichern die Daten in SQL Datenbanken
  • Die notwendigen WaWi Daten finden sich in den DB-Tabellen Aufträge und Kunden
  • Die relevanten Daten im PSS finden sich in der DB-Tabelle Produktionsaufträge
  • Daten können mit jedem SQL Tool ausgelesen werden
  • Die Authentifizierung erfolgt am Datenbanksystem

Im Anschluss wird geprüft, ob die Anforderungen sind mit Microsoft Power BI umsetzbar sind:

  • Der Bericht kann auf einem Portal für den Zugriff unterwegs mit verschiedenen Geräten zu Verfügung gestellt werden
  • Der Zugriff auf den Bericht ist nur für definierte Benutzer möglich. Der Cloud Service Anbieter ist DSGVO konform (Datenschutz erfüllt)
  • Im Bericht können die aktuellen Daten aus den WaWi und PSS Systemen angezeigt werden
  • Eine Filterung der Aufträge nach Kunden ist möglich

Die Analyse zeigt, dass der Bericht mit Microsoft Power BI umsetzbar ist, was aufgrund bereits verfügbaren Nutzungsrechte bevorzugt ist.

Implementierung

Bericht und Datenmodell im Power BI

Die Entwicklung des Berichts erfolgt mit der Power BI Desktop Software:

  • Definition der SQL Abfragen für die benötigten Tabellen aus WaWi und PSS (DirectQuery statt Import)
  • Einbinden einer Excel Tabelle zur Umwandlung von Statuscodes in verständliche Texte
  • Definition der Beziehungen zwischen den Tabellen
  • Erstellung einer Berichtseite
    • Filter für Status
    • Filter für Kundenname
    • Tabelle mit Aufträgen aus dem WaWi sowie den PSS Daten (Status, Plan Prod. Start, Plan Prod. Ende)

Als Nächstes wird der fertige Berichtsentwurf mit Daten aus den produktiven WaWi und PSS getestet und den Vertriebsmitarbeitern vorgestellt.

Abschließend wird der Bericht auf dem Portal powerbi.microsoft.com für die Vertriebsmitarbeiter veröffentlicht.

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