Team- und Office-Software beinhaltet Werkzeuge für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation und die Zusammenarbeit im Team und mit Externen.

Team- und Office-Software: Ziele, Anforderungen, Vorgangsweise, Kosten

Ziele definieren

Auch für ein scheinbar einfaches Projekt zur Implementierung von Team- und Office-Software sollten Ziele und Rahmenbedingungen zu definieren (siehe Projektauftrag).

Generische Ziele

Die Team- und Office-Software unterstützt die Mitarbeiter:

  • Effiziente persönliche Arbeitsorganisation
  • Team-Zusammenarbeit
  • Zusammenarbeit mit externen Parteien (Kunden, Lieferanten, Partnern)
  • Nutzung auf verschiedenen Endgeräten (PC, Tablet, Smartphone) und Orten (Büro, Home-Office, unterwegs) möglich

Die Team- und Office-Software unterstützt die eigene Organisation:

  • Sichere Datenspeicherung und sicherer Datenaustausch
  • Nutzung von Standard-Dateiformaten, damit keine Abhängigkeit von einem bestimmten Produkt entsteht
  • Effizienz durch Nutzung individueller Vorlagen
  • Reduktion des Reiseaufwandes durch Nutzung von Video/Web-Meetings

Firmenspezifische Ziele

Moderne Team- und Office-Software kann die Geschäftsabläufe mit Automatisierung unterstützen und ggf. möchten Sie mit der Implementierung der neuen Lösung konkrete Probleme lösen bzw. Schwachstellen verbessern.

Die formelle Analyse der Ist-Situation hilft die Punkte zu finden, um damit Ziele für die Implementierung zu definieren.

Anforderungen an die Lösung

Im Folgenden finden Sie eine grobe Auflistung der Anforderungen an eine moderne Lösung. Diese sollten Sie nach einer Analyse anpassen (siehe Lastenheft-Erstellung)

Funktionale Anforderungen

Dokumente erstellen und bearbeiten

Die Lösung bietet Funktionen für

  • Textverarbeitung
  • Tabellenkalkulation
  • Erstellen und Vorführung von Präsentationen
  • Erstellen und Betrachten von PDF Dokumenten

Die Lösung unterstützt das Einlesen und Speichern der Dateiformate DOC/DOCX, XLS/XLSX, PDF, PPT. Bei einer Umwandlung in ein anderes Dateiformat bleibt die ursprüngliche Formatierung erhalten.

E-Mail Kommunikation

Die Lösung beinhaltet eine E-Mail-Client-Software zum

  • Empfangen und Lesen von E-Mails
  • Verwalten von E-Mails (Ordner)
  • Erstellen und Senden von E-Mails

Optional ist eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit definierten Sendern/Empfängern möglich.

Optional unterstützt eine Webmail-Lösung das Empfangen, Lesen, Schreiben und Senden von E-Mails mit folgenden Anforderungen:

  • Mail-Portal kann auf PCs, Tablet und Smartphones mit einem Browser verwendet werden
  • Bei der Nutzung werden keine Daten auf dem Endgerät gespeichert
  • Der Zugriff auf das Mail-Portal kann mit einer 2-Faktor-Authentifizierung geschützt werden

Zentrale Dateiablage

Die Lösung unterstützt die zentrale Ablage von Dateien für den Zugriff durch alle Mitarbeiter.

Die Zugriffsrechte (Lesen, Schreiben) können auf bestimmte Benutzer-Gruppen eingeschränkt werden.

Die Dateiablage unterstützt den schnellen und einfachen Zugriff auf die Dateien sowie Upload und Download auf das lokale Endgerät (Windows 10 PC).

Kalender und Terminvereinbarungen

Die Lösung beinhaltet eine Kalenderfunktion und unterstützt folgende Anforderungen:

  • Persönlicher Kalender pro Mitarbeiter
  • Termine können für eine Gruppe von Mitarbeitern geplant werden
  • Externen Personen können zu Terminen eingeladen werden
  • Zu Terminen eingeladene Personen können die Teilnahme zu/absagen
  • Räumlichkeiten für Termine können verwaltet werden

Webmeetings, Video-Konferenzen

Die Lösung unterstützt die Planung und Durchführung von Webmeetings/Video-Konferenzen mit folgenden Anforderungen:

  • Es kann Standard-Hardware (z.B. im Notebook eingebaute Mikrofone und Webcams) verwendet werden
  • Im Webmeeting kann jeder Teilnehmer seinen Bildschirminhalt präsentieren (ggf. nach Freigabe durch den Moderator)
  • Externe Personen können am Webmeeting teilnehmen
  • Der Zutritt zum Webmeeting ist geschützt und nur mit Einladung/Password/PIN möglich

Team-Chat

Die Lösung unterstützt die Einrichtung und Nutzung eines Team-Chats mit folgenden Anforderungen:

  • Die Chat-Gruppe kann von einem Chat-Moderator eigenständig verwaltet werden
  • Interne Mitarbeiter und externe Personen können am Chat teilnehmen
  • Der Austausch von (kleinen) Dateien ist möglich
  • Der Zutritt ist geschützt und nur mit Einladung/Password/PIN möglich
  • Die Verfügbarkeit der Gruppenmitglieder ist ersichtlich
  • Ein „Nicht stören“ Modus ist verfügbar, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen

Interne Websites

Die Lösung unterstützt die Einrichtung und Nutzung von internen Websites für Teams, Abteilungen, Projekte mit folgenden Anforderungen:

  • Wiki zur Dokumentation und Verteilung von Wissen
  • Dokumentenbibliothek zur Ablage von Dokumenten
  • Gemeinsame und gleichzeitige Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten wird unterstützt
  • Interne Mitarbeiter und externe Personen können auf die Website zugreifen
  • Der Zutritt zur Website und die Inhalte sind geschützt und nur mit Einladung/Password/PIN möglich
  • Die Website kann von einem Website-Administrator eigenständig verwaltet werden

Technische Anforderungen, Schnittstellen

Server / Storage – Infrastruktur

Bei Installation auf bestehender Hardware:

  • Beschreibung der vorhandenen Server und Storage
  • Spezifikation der Einbindung in die Backup-Lösung

Wenn Software-as-a-Service Lösung gewünscht ist:

  • Die Lösung ist auf redundanten Servern und Storage in einem sicheren Rechenzentrum installiert (innerhalb EU bevorzugt)
  • Die Lösung muss 7×24 verfügbar sein und ein Ausfall darf max. einen Tag dauern
  • Alle Daten müssen zumindest täglich gesichert werden und Backups müssen für zumindest 30 Tage aufbewahrt werden
  • Die Lösung ist mit Stand-der-Technik IT-Security Maßnahmen geschützt (Anti-Virus, Anti-Malware, DDoS, zeitnahe Installation von Updates etc.)
  • Der Anbieter ist zertifiziert nach ISO 27001 (Informationssicherheit), ISO 27018 (Datenschutz), SAS 70 (Service Organisation Audit) oder Eurocloud Star Audit

Endgeräte

Die Lösung ist verwendbar mit:

  • PCs (Windows 10)
  • Tablets (iOS, Android)
  • Smartphones (iOS, Android)

Benutzerverwaltung

Die Lösung kann mit einem LDAP bzw. Active Directory Server verbunden werden. User und Passwörter müssen nicht zusätzlich in dieser Lösung verwaltet werden.

Die User-Authentifizierung erfolgt über LDAP bzw. Active Directory Server.

Mail-Server

Die E-Mail-Client Software kommuniziert mit einem vom Kunden definierten E-Mail-Server.

Sprachunterstützung

Definieren Sie, welche Sprachen die Lösung unterstützen muss:

  • Deutsch
  • Englisch

IT-Sicherheit, Datenschutz

Zusätzlich zu den genannten Anforderungen gelten folgende allgemeine Anforderungen:

  • Der Anbieter unterstützt die Einhaltung des DSGVO und bietet entsprechende Nachweise und Zertifikate
  • Der Datenzugriff von nicht authentifizierten Usern wird verhindert
  • Im Active Directory gesperrte User dürfen nicht einloggen können
  • Passwörter dürfen nicht unverschlüsselt gespeichert werden
  • Jede Kommunikation zwischen Client und Server-Software bzw. zwischen über Schnittstellen angebundenen System erfolgt verschlüsselt
  • Alle personenbezogenen und sicherheitskritischen Daten können verschlüsselt gespeichert werden
  • Die Bearbeitung von Löschanträgen für personenbezogenen Daten wird unterstützt (Suchen, Bericht, Löschung)

Anforderungen an den Betrieb

Team- und Office-Software kann unterschiedlich implementiert werden und Sie müssen die von Ihnen nicht gewünschten Arten ausschließen.

Installation von Software auf den End-Geräten

  • Software muss auf dem End-Gerät installiert werden
    • Eigene Software ist umfangreicher und besser zu bedienen, d.h. vor allem für Viel-Nutzer interessant
    • Es entsteht Aufwand für die SW Installation und Updates
  • Die Lösung wird mit dem Browser auf dem End-Gerät bedient
    • Für Wenig-Nutzer meist ausreichend
    • Kein Aufwand für die Installation und Updates

Server-Installation

  • Eigene Server
    • Sie müssen die Server für die Implementierung zur Verfügung stellen
    • Es entsteht Aufwand für Installation, Updates und die Sicherstellung des Betriebs
    • Die Daten liegen auf ihren Servern
    • Reduktion der Abhängigkeit von Dritten
  • Software as a Service (Cloud-Service)
    • Initial-Setup und ggf. auch Datenmigration notwendig
    • Die Daten liegen auf den Servern des Herstellers
    • Der Hersteller/Anbieter kümmert sich um den professionellen Betrieb der Server

Software-Auswahl

Markt-Recherche

Es gibt viele Produkte in diesem Bereich. Sie können mit folgenden Begriffen im Internet danach recherchieren:

  • Office Software
  • Groupware
  • Collaboration Suite
  • E-Collaboration
  • Video-Konferenz
  • Chat

Im Folgenden ein paar populäre Lösungen:

Überlegungen zur Auswahl

Nur Cloud-Service-Produkte lösen alle oben genannten Anforderungen mit einem Produkt bzw. Service.

Der Einsatz von Open-Source Lösungen auf dem eigenen Server bedingt die Kombination von verschiedenen Produkten zur Abdeckung aller Anforderungen. Der Vorteil ist, dass Sie das beste Produkt für die jeweilige Funktion auswählen können. Ein Nachteil ist der deutlich höhere Aufwand im Betrieb, da Sie sich um viele Produkte kümmern müssen.

Implementierung

Die ggf. notwendige SW Installation auf den End-Geräten kann mit den eigenen Mitarbeitern bzw. den IT-affinen Anwendern auch selbst erledigt werden.

Eine Implementierung auf den eigenen Servern sollten Sie von erfahrenen Anbietern durchführen lassen. Außer Sie haben genügend freie IT-Ressourcen und wollen möglichst unabhängig sein.

Allgemeine Informationen zur Implementierung finden Sie hier.

Betrieb

Das ist nur relevant, wenn Sie die IT-Lösung selbst betreiben. Wenn Sie ein Cloud-Service nutzen, sind diese Aufgaben beim Cloud-Service-Anbieter.

Generelle Tipps zum IT-Betrieb finden Sie hier.

Backup

Alle Daten auf den Servern sollten zumindest täglich gesichert werden und die Backups sollten über einen ausreichenden Zeitraum (z.B. ein Monat) aufbewahrt werden. Denken Sie hier daran, dass das Fehlen von Daten in der Praxis meist erst nach einiger Zeit auffällt.

Auch sollten Sie ein regelmäßiges Backup zur Wiederherstellung der Server durchführen (Komplett-Sicherung, z.B. wöchentlich). Der Einsatz von Snapshots mit einer Virtualisierungslösung (z.B. VMware) kann hier ebenfalls verwendet werden.

IT-Monitoring

Die Server sollten mit einer Monitoring Lösung (z.B. Nagios) überwacht werden, um Speicher-Engpässe und Fehler von Diensten rasch erkennen und beheben zu können.

IT-Administration

Bedarfsorientierte Tätigkeiten wie User Verwaltung, Anpassung der Konfiguration, Speicherverwaltung.

Installation von Software-Updates

Vor allem sicherheitskritische Updates sollten rasch nach deren Veröffentlichung installiert werden.

Da potenziell jedes Update eine Fehlfunktion hervorrufen kann, sollte vorher eine Komplett-Sicherung durchgeführt werden. Wenn eine Virtualisierungslösung (z.B. VMware) eingesetzt wird, kann stattdessen ein Snapshot durchgeführt werden.

Kosten

Die konkreten Kosten für die Lösung hängt stark von den konkreten Anforderungen und ausgewählten Produkten ab und muss daher individuell ermittelt werden. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der jeweiligen Kostenarten.

Produkte zur Installation auf dem eigenen Server

  • Software-Lizenzen (einmalig, wiederkehrend)
  • Support und Updates (wiederkehrend)
  • Installation/Einrichtung Server
  • Installation/Einrichtung End-Geräte
  • Schulung
  • IT-Betrieb

Software as a Service (Cloud-Services)

  • Nutzungsentgelt inkl. Support, Updates und IT-Betrieb (wiederkehrend)
  • Zusätzliche nutzungsabhängige Kosten z.B. Speicherplatz (wiederkehrend)
  • Installation/Einrichtung Server
  • Installation/Einrichtung End-Geräte
  • Schulung