Eine ERP-Lösung bzw. ein Warenwirtschaftssystem unterstützen bei Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Einkauf, Lagerhaltung, Auftragscontrolling usw. ERP Software wird im Funktionsumfang und Architektur auf verschiedene Unternehmensgrößen und Branchen angepasst und damit gibt es viele Lösungen am Markt. Hier finden Sie Tipps zur Auswahl und Implementierung.

Vorgangsweise zur Auswahl und Implementierung

Ziele definieren

Die Implementierung einer ERP-Lösung ist ein großes Projekt und die Software ist oft über viele Jahre (10 Jahre und mehr) im Einsatz. Daher ist es besonders wichtig, zum Start eines Projekts die Ziele und Rahmenbedingungen in einem Projektauftrag zu definieren.

Cloud-Lösung oder ERP selbst betreiben?

Die strategische Frage, ob überhaupt eine Cloud-Lösung infrage kommt oder nicht, sollten Sie bereits zu diesem Zeitpunkt klären.

Für eine ERP Cloud-Lösung spricht:

  • Sie müssen sich nicht um den IT-Betrieb kümmern, welcher typischerweise hohe Anforderungen an die Verfügbarkeit erfüllen muss (7×24 Betrieb, laufende Überwachung und proaktives Service, schnelle Wiederherstellung bei Fehlern)
  • Geringere Investitionskosten, da keine HW und SW-Lizenzen gekauft werden müssen
  • Die Lösung ist typischerweise schneller implementiert
  • Cloud-Anbieter haben typischerweise Maßnahmen für eine hohe IT-Sicherheit implementiert

Gegen eine ERP Cloud-Lösung spricht:

  • Sie können auf das ERP nur zugreifen, wenn die Internet-Anbindung funktioniert. D.h. eine redundante und qualitativ hochwertige Anbindung ist für alle Standorte mit vielen Mitarbeiter notwendig.
  • Ihre kritische Geschäftsdaten sind bei Dritten gespeichert. Damit gibt es das Risiko, dass Sie diese (zumindest zeitweise) nicht mehr zugreifen können.
  • Sie sind vom Cloud-Anbieter stark abhängig. Die Möglichkeit der Übersiedlung der ERP-Lösung zu einem anderen Anbieter sollte mit eingeplant werden.

Bzgl. Kosten kann schwer eine allgemeine Aussage getroffen werden, denn das ist von vielen Faktoren abhängig. Hier müssen Sie selbst die Variante Cloud-Service und „Eigener Betrieb“ anhand konkreter Produkte und Anforderungen vergleichen.

Definition der Anforderungen

Die ERP-Lösung muss die Geschäftsabläufe unterstützen und wahrscheinlich möchten Sie mit der Implementierung auch bestehende Probleme lösen und Schwachstellen verbessern.

Die formelle Analyse der Ist-Situation hilft Ihnen, die Schwachstellen zu finden und die Basis für die Definition der Anforderungen zu schaffen.

Die Anforderungen definieren Sie am besten in einem Lastenheft.

Software-Auswahl

Mithilfe des Lastenhefts können Sie nach brauchbaren Lösungen suchen und Hersteller zur Angebotserstellung einladen.

Weitere Tipps dazu finden Sie unter Angebote einholen, Auftrag vergeben.

Implementierung

Da die konkrete Umsetzung Ihrer Anforderungen stark vom auswählten Produkt abhängt, sollten Sie mit dem Lieferanten unbedingt ein Pflichtenheft erstellen.

Allgemeine Informationen zur Implementierung finden Sie hier.

Betrieb

Generelle Tipps zum IT-Betrieb finden Sie hier.

Wenn Sie ein Cloud-Service nutzen, sind diese Aufgaben beim Cloud-Service-Anbieter.

Beispiel

Der Auftraggeber im Beispiel

  • IT-Handelsunternehmen mit 12 Mitarbeitern
  • Unternehmensgegenstand
    • IT-Warenhandel mit beratender B2B-Verkauf im Außendienst
    • IT-Serviceleistungen
      • Basis-Installation/Lieferung mit eigenen IT-Technikern
      • komplexe IT-Services werden zugekauft
  • Verkaufsmarge dank Services deutlich über dem reinen IT-Handel (ca. 10 %)
  • Hauptsächlich Stammkunden-Geschäft
  • Webshop wurde als Versuchsballon 2017 gestartet

Wo zwickt’s beim Handelsunternehmen?

  • Neukunden werden benötigt -> der Webshop soll dazu ausgebaut werden
  • Mangelnde Effizienz bei Webshop-Aufträgen, da kein automatischer Datenaustausch
  • Keine Lagerstände im Webshop verfügbar, nur Standard-Lieferzeiten sind genannt. Das ist nicht state-of-the-art
  • Auftragsabwicklung dauert ca. 3 Arbeitstage und damit deutlich länger als der Marktdurchschnitt
  • Bestehendes Warenwirtschaftssystem (WaWi) wurde 1999 implementiert und wird vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt

Projekt-Idee: ERP-Neu

  • Anschaffung eines neuen WaWi Systems, um für die Zukunft gerüstet zu sein und den Betrieb sicherzustellen
  • Integration des Webshops mit einem neuen WaWi System, um folgendes zu erreichen:
    • automatische Datenübernahme vom Webshop ins WaWi
    • Verkürzung der Auftragsabwicklungsdauer auf max. 2 Arbeitstage
    • Anzeige kurzer Lieferzeiten im Webshop für aktuell lagernde Artikel
    • Sofort-Freigabe von Lieferungen bei Online-Zahlungen

Dokumente zum Beispiel

Planung, Analyse

Download “ERP-Neu Projekt-Handbuch” ERP-Neu-Pj-Handbuch.docx – 374 KB

Inhalt Projekthandbuch:

  • Projektauftrag
  • Ziele, Nicht-Ziele
  • Beschreibung Vor- und Nachprojektphase
  • Projektumwelt-Analyse
  • Team, Ansprechpartner
  • Betrachtungsobjekte, Ergebnisse
  • Arbeitspaket-Spezifikation
  • Verteilung der Aufgaben (Projektfunktionen-Diagramm)
  • Zeitplan, Ablaufplan
  • Kostenplan
  • Kommunikationsstrukturen
  • Projekt-Spielregeln
  • Fortschrittsberichte
  • Abschlussbericht

Download “ERP-Neu Projekt-Ablaufplan” ERP-Neu-PAP.pdf – 126 KB

Download “ERP-Neu Analyse-Dokumentation” ERP-Neu-Analysedoku.docx – 40 KB

Download “Use Case Beispiel” Use-Case-ERP.pdf – 139 KB