Die Erstellung eines Business-Case dient zur wirtschaftlichen Bewertung der mit dem IT-Projekt implementierten IT-Lösung hinsichtlich Kosten, Nutzen und Risiken über den gesamten Nutzungszeitraum.

Mögliche Lösung finden

Sie benötigen zur Erstellung eines Business Case konkrete Zahlen. Da zum Zeitpunkt der Business-Case-Erstellung typischerweise noch keine IT-Lösung ausgewählt ist, empfiehlt sich eine Markt-Recherche mit passenden IT-Lösungen. Eine IT-Lösung passt, wenn die wesentlichen Anforderungen erfüllt werden und sie geeignet ist die definierten Projektziele zu erreichen.

Um passende Lösungen zu finden und Zahlen zu erhalten, können Sie auch ähnlich vorgehen wie bei der Angebotseinholung.

Evaluierung von Kosten und Nutzen

Sie evaluieren Kosten und Nutzen für zumindest eine passende IT-Lösung. Wenn Sie Zahlen von mehreren IT-Lösungen haben, dann empfiehlt sich der Vergleich mit mehreren Lösungen, um einen besser abgesicherten Business-Case zu erhalten.

Kosten:

  • Investitionsaufwand für die Implementierung der IT-Lösung
    • Dienstleistungen bzw. Services
    • Software
    • Hardware
  • Investitions-Aufwände im Umfeld der IT-Implementierung
    • externe Ressourcen (Consultant, Freelancer, Rechtsanwalt)
    • Anpassungen anderer IT-Systeme (Schnittstellen)
    • Umbau, Einrichtung, Verkabelung, Erweiterung der IT-Infrastruktur, usw.
  • Finanzierungskosten (operative Kosten) für die Investition
    • Leasing
    • Kreditzinsen oder ähnliche Finanzierungskosten
  • Aufwände (operative Kosten) für den Betrieb der IT-Lösung über den Nutzungszeitraum
    • Hardware-Wartung
    • Software-Wartung
    • Support und andere externe Services
    • Mehrkosten für eigenes Rechenzentrum (Strom, Miete)
    • Mehrkosten für externe Netzwerkdienste (Internet, VPN)
  • Interne Personalaufwände
    • Projektteam
    • Administration und den Betrieb der IT-Lösung

Bitte nur Kosten inkludieren, welche erst durch die Umsetzung des IT-Projekts verursacht werden. Kosten, welche unabhängig von der Projektumsetzung anfallen, bleiben im Business-Case unberücksichtigt.

Kosteneinsparungen werden im Nutzen-Block berücksichtigt.

Nutzen:

  • Wirtschaftlicher (monetärer) Nutzen über den Nutzungszeitraum
    • Kosteneinsparungen bei Ablöse bestehender Infrastruktur
      • Reduktion Hardware-Wartung
      • Reduktion Software-Wartung
    • Betriebskosten-Einsparungen
      • reduzierter Sachaufwand
      • reduzierter Serviceaufwand (externe Ressourcen)
      • Kostenreduktion für externe Netzwerkdienste (Internet, VPN)
      • Kostenreduktion für eigenes Rechenzentrum (Strom, Miete
  • Reduktion des internen Personalaufwandes
    • Administrationsaufwand für abgelöste Systeme
    • Aufwandsreduktion durch optimierte Abläufe
  • Nicht-monetäre Nutzen, wie z.B.
    • Gesteigerte Kunden-Zufriedenheit
    • Gesteigerte Mitarbeiter-Zufriedenheit
    • Erhöhung des Marktwertes, verbessertes Image des Unternehmens bzw. sonstiger Marketing-Nutzen

Der kalkulierte Nutzungszeitraum sollte der geplanten Nutzungsdauer entsprechen, welcher ggf. vom buchhalterischen Abschreibungszeitraum abweicht. Realistische Nutzungszeiträume für Software sind 8 – 12 Jahre und für Hardware 3 – 5 Jahre. Vorsicht jedoch bei ungewöhnlich langen Nutzungszeiträumen, da damit die Lösung „schöngerechnet“ wird!

Interne Personalaufwände können in dieser Bewertung auch weggelassen werden. Eine Zeiteinsparung, welche nicht zu einer Reduktion von Mitarbeitern führt, hat monetär oft keine Auswirkung.

Risiko-Analyse

Für alle möglichen Risiken bewerten Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und das potenzielle Schadensausmaß. Das Produkt dieser zwei Kriterien ergibt das Risikomaß (gering/mittel/hoch):

Wahrscheinlichkeit für Risiko-Eintrittgeringer Schaden mittlerer Schaden hoher Schaden
geringgeringes Risikomittleres Risikomittleres Risiko
mittelmittleres Risikomittleres Risikohohes Risiko
hochmittleres Risikohohes Risikohohes Risiko

Um relevante Risiken zu finden, betrachten Sie folgende Bereiche:

  • Typische Projektrisiken
  • Produktrisiken und technische Risiken (IT-Risiken)
  • Rechtliche Risiken
  • Folgerisiken – Auswirkungen der Umsetzung des Vorhabens

Daraus lassen sich z.B. folgende konkreten Risiken ableiten:

  • Projekt-Risiken
    • Erwartete Nutzen treten nach der Implementierung nicht ein
    • Die Implementierung der IT-Lösung scheitert
    • Kosten höher als geplant
    • Dauer länger als geplant
  • Produkt-Risiken
    • Die IT-Lösung entspricht nicht den Anforderungen
    • Die IT-Lösung wird von den Anwendern nicht akzeptiert
  • Rechtliche Risiken
    • Es kommt zur Verletzung gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten (Datenschutz etc.)
  • Folge-Risiken
    • Es kommt zu negativen Auswirkungen durch Datendiebstahl (Einbruch in das IT-System)
    • Datenverlust führt zu negativen Auswirkungen (technisches und menschliches Versagen)
    • Der Betriebsaufwand ist höher als geplant
    • Die IT-Lösung führt zu einer Verlangsamung der betrieblichen Abläufe oder erhöhtem administrativen Aufwand
    • Betriebseinschränkungen resultieren aus dem Ausfall des IT-Systems.

Die BSI IT-Grundschutz-Kataloge sind eine Sammlung an Methoden, Prozesse und Checklisten für Informationssicherheit. Diese können Sie nutzen, um mögliche Risiken zu evaluieren.

Definieren Sie Maßnahmen zur Minderung aller hohen Risiken: Ziel ist, alle hohen Risiken durch Maßnahmen in mittlere oder geringe Risiken „umzuwandeln“. Diese Maßnahmen können Auswirkungen auf Aufwand und Nutzen des Projekts haben, welche Sie somit dort berücksichtigen sollten.

Bewertung des Vorhabens

Ob ein Projekt wirtschaftlich sinnvoll ist, bewerten Sie nun wie folgt:

  • Der monetäre Nutzen übersteigt die Kosten, somit rechnet sich die Lösung. Wenn noch dazu keine hohen Risiken vorliegen, sollten Sie das Vorhaben umsetzen.
  • Die Kosten und der monetärer Nutzen sind in etwa gleich, somit entscheiden die nicht-monetären Nutzen und die Risiken über die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit des Projekts.
  • Wenn die Kosten wesentlich höher als der monetäre Nutzen sind und nur die nicht-monetären Nutzen für das Projekt sprechen, so handelt sich um ein wirtschaftlich riskantes Projekt.
  • Ein Projekt mit Kosten deutlich über dem monetären Nutzen, keinem wichtigen nicht-monetären Nutzen und hohen Risiken ist wirtschaftlich nicht sinnvoll.

Die Bewertung wird komplexer, wenn Kennzahlen wie Return-on-Investment, Amortisationszeitraum usw. gewünscht sind. Dafür sollten Sie einen Spezialisten (Controller, Steuerberater) involvieren. Denken Sie jedoch daran, dass solche Kennzahlen ein solides Zahlenfundament benötigen. Dabei sollte auch berücksichtigt werden, dass für nicht-monetäre Nutzen und Risiken schwer konkrete Zahlen genannt werden können.

Mehrere Business-Cases für fundierte Entscheidungen

Business-Case „Nichts ändern“

Gerade bei wirtschaftlich riskanten Projekten sollte ein zweiter Business Case unter der Annahme „Das Vorhaben wird nicht umgesetzt“ erstellt werden. Das ist deshalb interessant, weil die Nicht-Umsetzung Folgen haben könnte, z.B. dass Ihr Unternehmen gegenüber dem Mitbewerb an Boden verliert.

Die Evaluierung könnte aber auch ergeben, dass derzeit noch mit keinen negativen Auswirkungen zu rechnen ist. Damit können Sie mit der Umsetzung noch etwas warten und das Vorhaben nach einiger Zeit neu bewerten.

Unterschiedliche Lösungen

Bei mehreren unterschiedlichen IT-Lösungen sollten Sie für jede Lösung einen eigenen Business Case erstellen.

Best/Worst Cases

Die Bewertung von Best/Worst/Realistic Cases ist die Lösung für das Problem, dass die Zahlen für die geplante Lösung oft nur geschätzt sind und besser durch einen Min/Max-Bereich abgebildet werden sollten.

Damit ergeben sich folgende Szenarien:

  • Best Case: maximaler Nutzen, minimale Kosten und Risiko
  • Worst Case: minimaler Nutzen, maximale Kosten und Risiko
  • Realistic Case: realistische Einschätzung von Nutzen, Kosten und Risiko (Mittelweg der Best/Worst Cases)

Vorhaben umsetzen oder nicht?

Sie sollten das Bewertungsergebnis mit Hinblick auf die Zuverlässigkeit der verwendeten Zahlen betrachten. Bei neuartigen Vorhaben fehlen die Erfahrungen und die Zahlen sind selten mehr als eine grobe Schätzung. Manche Start-Ups haben gezeigt, dass anfangs unrentable Projekte später doch noch sehr erfolgreich sein können. Allerdings muss Ihnen das Risiko dabei bewusst sein und Durchhaltevermögen ist gefordert.

Tipps für riskante Projekte

Wählen Sie eine agile Vorgehensweise:

  • Kleine Schritte machen
  • Nach jedem Schritt das Ergebnis prüfen
  • Das Projekt abbrechen, wenn ein Desaster absehbar wird. Dafür die Möglichkeit der vorzeitigen Beendigung in den Verträgen mit externen Parteien vereinbaren.

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