Hier finden Sie Fragen & Antworten zu Themen der Beschaffung wie Anforderungsdefinition, Ausschreibung, Liefervertrag und Lieferanten.

Wie mache ich eine Ausschreibung?

Ich möchte mehrere Angebote für eine IT-Lösung einholen und dafür eine Ausschreibung machen.

Wie gehe ich am besten vor?

Eine formelle Ausschreibung, wie sie z.B. Behörden machen, ist für KMU nicht erforderlich und zu aufwändig. Für KMU reicht eine „einfache“ Angebotseinholung.

Bevor jedoch Angebote eingeholt werden, sollten Sie die Anforderungen definiert haben. Erst damit können Sie die Angebote auch wirklich miteinander vergleichen.

Die empfohlene Vorgangsweise ist hier beschrieben.

Warum muss ich die Ist- und Soll-Situation für eine Beschaffung definieren?

Die Analyse und schriftliche Dokumentation von Ist- und Soll-Situation ermöglicht Ihnen:

  1. Den Anbietern eine Beschreibung der derzeitigen IT-Umgebung zu geben
  2. Den Bedarf durch Vergleich von Ist- und Soll-Situation zu ermitteln (was braucht es zusätzlich)
  3. Das Anwendungsszenario für die gewünschte Software zu verdeutlichen
  4. Die Anbieter aufzufordern, fehlende Anforderungen im Anforderungskatalog auf Basis der definierten Soll-Situation zu ergänzen.

Was mache ich, wenn der Lieferant den Vertrag nicht erfüllt?

Wir sind bereits mitten in der Implementierung einer neuen IT-Lösung und mein Lieferant ist säumig. Offenbar will oder kann er den Vertrag nicht erfüllen.

Welche Möglichkeiten neben einem Rechtsstreit habe ich?

In dieser Situation müssen Sie erst sicherstellen, dass dem Lieferanten die vorhandenen Mängel und Ihre Unzufriedenheit nachweislich bekannt sind.

Dazu fordern Sie den Lieferanten schriftlich zur Behebung der konkreten Mängel bis zu einem definierten (realistischen) Termin auf:

  • Welche vertraglichen Vereinbarungen werden nicht eingehalten?
  • Welche vereinbarten Leistungen wurden nicht geliefert?

Der Lieferant hat dann die Möglichkeit zur Nachbesserung. Versäumt er diese wieder, können Sie Mahnung nochmals wiederholen und rechtliche Schritte androhen.

Wichtig ist hier die Nachvollziehbarkeit, falls dann doch zu einem Rechtsstreit kommt.

Weitere Tipps finden Sie hier unter „Probleme mit dem Lieferanten“.

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