Ablauf einer IT-Implementierung

  1. Erstellen Sie einen Projektauftrag, definieren Sie die Projektziele und das Projektbudget
  2. Stellen Sie ein Projektteam zusammen
  3. Definieren Sie, wo sie hinwollen und konkretisieren Sie den Bedarf
  4. Planen Sie das Projekt
  5. Erstellen Sie ggf. einen Business Case als Entscheidungsgrundlage für die Umsetzung
  6. Definieren Sie die Anforderungen in einem Lastenheft
  7. Holen Sie Angebote ein, bewerten diese und vergeben den Auftrag
  8. Implementieren Sie die ausgewählte Lösung
  9. Sorgen Sie für den professionellen IT-Betrieb und den ordentlichen Projektabschluss

Agile Vorgangsweise

Der Einsatz von agilen Methoden (agiles Projektmanagement) für eine IT-Implementierung empfiehlt sich, wenn die Lösung erst entwickelt werden muss (z.B. Individual-Software).

Wird eine Standard-Software implementiert, dann ist eine Gesamtplanung im Voraus passender. Ggf. können dabei einzelne Phasen (z.B. die Implementierungsphase) agil durchgeführt werden.

Tipps für Ihre IT-Implementierung

Projektmanagement Methoden nutzen

  • Machen Sie das Vorhaben zum IT-Projekt und nutzen Sie Projekt-Management-Methoden zur Planung und Fortschrittskontrolle.
  • Definieren Sie Ihre Erwartungen (Ziele, Soll-Situation) schriftlich im Projektauftrag. Kommunizieren Sie diese dem Projektteam und den IT-Anbietern.
  • Kümmern Sie sich in der Planung um die Details, den dort ist der Teufel versteckt.
  • Unterschätzen Sie kleine Projekte nicht und planen Sie auch diese gründlich.
  • Evaluieren Sie die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit der geplanten IT-Lösung und das Risiko vor der Implementierung in einem Business Case.
  • Beheben Sie organisatorische Probleme vor der Implementierung der IT-Lösung. Die IT löst (noch) keine organisatorischen Probleme.
  • Eine neue IT-Lösung bedeutet Veränderung für die Mitarbeiter und das kann Ängste und Vorbehalte auslösen. Binden Sie die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt ein und machen Sie aus Betroffenen Beteiligte.

IT sorgfältig auswählen

  • Definieren Sie die Anforderungen an die IT-Lösung im Pflichtenheft so, dass diese bei der Abnahme eindeutig mit „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“ bewertet werden können.
  • Berücksichtigen Sie von Anfang an die Anforderungen an IT-Security und Datenschutz (Security by Design). Sollten Sie nicht ausreichend Expertise haben, so engagieren Sie einen IT-Security-Experten.
  • Bevorzugen Sie IT-Lösungen, welche weitgehend konfigurierbar sind, um später neue Anforderungen leichter umsetzen zu können.
  • Sorgen Sie im Liefervertrag für die neue IT-Lösung mit Klauseln für Pönale, Rücktrittsmöglichkeit und Schadenersatz für den Fall vor, dass der Lieferant die Zusagen nicht einhält.

Ressourcen sicherstellen

  • Vermeiden Sie die Überlastung, verschieben Sie ggf. das Projekt oder holen sich Hilfe von extern.
  • Sorgen Sie für den professionellen IT-Betrieb der geschäftskritischen IT-Systeme. Für KMU passiert dieser am besten durch einen kompetenten IT-Dienstleister, falls Sie selbst keine IT-Abteilung haben.
  • Benennen Sie einen Verantwortlichen für jede geschäftskritische IT-Lösung (Application Manager). Er kümmert sich um die Kontrolle der IT-Dienstleistungen und Koordination von Änderungen.
  • Vor einer Entscheidung für eine IT-Lösung sollten Sie verstehen, was Sie konkret bekommen. Fragen Sie lieber einmal mehr nach und lassen Sie sich Unklares (notfalls mehrmals) erklären. Nur damit können Sie selbst beurteilen, ob das Ihren Erwartungen und Anforderungen entspricht.

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