Schritt-für-Schritt Anleitung zur IT-Implementierung: Auswahl/Entwicklung und Implementierung von IT-Lösungen. Tipps zur Umsetzung.

IT-Implementierung mit bekannter Technologie

Wählen Sie eine sequentielle Vorgehensweise (Wasserfall-Methode), wenn folgendes zutrifft:

  • Bereits länger am Markt befindliche Software oder IT-Lösung soll implementiert werden
  • Ausgereifte Technologie, viele Erfahrungen in der Umsetzung vorhanden
  • Eine bestehende IT-Lösung soll eine gleichwertige abgelöst werden.
  1. Erstellen Sie einen Projektauftrag, definieren Sie die Projektziele und das Projektbudget
  2. Stellen Sie ein Projektteam zusammen
  3. Definieren Sie, wo sie hinwollen und konkretisieren Sie den Bedarf
  4. Planen Sie das Projekt
  5. Erstellen Sie ggf. einen Business Case als Entscheidungsgrundlage für die Umsetzung
  6. Definieren Sie die Anforderungen in einem Lastenheft
  7. Holen Sie Angebote ein, bewerten diese und vergeben den Auftrag
  8. Implementieren Sie die ausgewählte Lösung
  9. Sorgen Sie für den professionellen IT-Betrieb und den ordentlichen Projektabschluss

IT-Lösung entwickeln

Eine agile bzw. hybride Vorgehensweise ist am besten für folgende Fälle geeignet:

  • Die IT-Lösung muss erst entwickelt werden
  • Neuartige Technologie und wenig Erfahrung in der Implementierung
  • Die Anforderungen an die IT-Lösung sind sehr vage und müssen erst entwickelt werden (z.B. beim Aufbau eines neuen Geschäftsmodells).
Design Sprint, Development Sprint

In der Praxis ist eine Mischung aus sequentieller und agiler Vorgehensweise (hybrides Modell) für Entwicklungsprojekte am besten geeignet:

  1. Erstellen Sie einen Projektauftrag, definieren Sie die Projektziele und das Projektbudget
  2. Stellen Sie ein Projektteam zusammen
  3. Design-Phase: Definieren Sie für die gewünschte IT-Lösung den Funktionsumfang, die User-Interaktion, Aussehen und weitere Details
  4. Planen Sie das Projekt
  5. Erstellen Sie ggf. einen Business Case als Entscheidungsgrundlage für die Umsetzung
  6. Definieren Sie die Anforderungen an den Entwicklungspartner in einem Anforderungskatalog (ähnlich einem Lastenheft)
  7. Holen Sie Angebote ein, bewerten diese und vergeben den Auftrag
  8. Entwickeln Sie die Lösung
  9. Implementieren Sie die entwickelte Lösung
  10. Sorgen Sie für den professionellen IT-Betrieb und den ordentlichen Projektabschluss

Tipps für Ihre IT-Implementierung

Projektmanagement Methoden nutzen

  • Machen Sie das Vorhaben zum IT-Projekt und nutzen Sie Projekt-Management-Methoden zur Planung und Fortschrittskontrolle.
  • Definieren Sie Ihre Erwartungen (Ziele, Soll-Situation) schriftlich im Projektauftrag. Kommunizieren Sie diese dem Projektteam und den IT-Anbietern.
  • Kümmern Sie sich in der Planung um die Details, den dort ist der Teufel versteckt.
  • Unterschätzen Sie kleine Projekte nicht und planen Sie auch diese gründlich.
  • Evaluieren Sie die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit der geplanten IT-Lösung und das Risiko vor der Implementierung in einem Business Case.
  • Beheben Sie organisatorische Probleme vor der Implementierung der IT-Lösung. Die IT löst (noch) keine organisatorischen Probleme.
  • Eine neue IT-Lösung bedeutet Veränderung für die Mitarbeiter und das kann Ängste und Vorbehalte auslösen. Binden Sie die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt ein und machen Sie aus Betroffenen Beteiligte.

IT sorgfältig auswählen

  • Definieren Sie die Anforderungen an die IT-Lösung im Lastenheft bzw. Pflichtenheft so, dass diese bei der Abnahme eindeutig mit „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“ bewertet werden können.
  • Berücksichtigen Sie von Anfang an die Anforderungen an IT-Security und Datenschutz (Security by Design). Sollten Sie nicht ausreichend Expertise haben, so engagieren Sie einen IT-Security-Experten.
  • Bevorzugen Sie IT-Lösungen, welche weitgehend konfigurierbar sind, um später neue Anforderungen leichter umsetzen zu können.
  • Sorgen Sie im Liefervertrag für die neue IT-Lösung mit Klauseln für Pönale, Rücktrittsmöglichkeit und Schadenersatz für den Fall vor, dass der Lieferant die Zusagen nicht einhält.

Ressourcen sicherstellen

  • Vermeiden Sie die Überlastung, verschieben Sie ggf. das Projekt oder holen sich Hilfe von extern.
  • Sorgen Sie für den professionellen IT-Betrieb der geschäftskritischen IT-Systeme. Für KMU passiert dieser am besten durch einen kompetenten IT-Dienstleister, falls Sie selbst keine IT-Abteilung haben.
  • Benennen Sie einen Verantwortlichen für jede geschäftskritische IT-Lösung (Application Manager). Er kümmert sich um die Kontrolle der IT-Dienstleistungen und Koordination von Änderungen.
  • Vor einer Entscheidung für eine IT-Lösung sollten Sie verstehen, was Sie konkret bekommen. Fragen Sie lieber einmal mehr nach und lassen Sie sich Unklares (notfalls mehrmals) erklären. Nur damit können Sie selbst beurteilen, ob das Ihren Erwartungen und Anforderungen entspricht.

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