Anleitung von der Planung bis zur IT-Implementierung.

Ablauf einer IT-Implementierung

  1. Erstellen Sie einen Projektauftrag und definieren Sie die Projektziele
  2. Stellen Sie ein Projektteam zusammen
  3. Analysieren sie die Ausgangssituation und definieren Sie, wo sie hinwollen
  4. Definieren Sie die Anforderungen in einem Lastenheft
  5. Holen Sie Angebote ein, bewerten diese und vergeben den Auftrag
  6. Implementieren Sie die ausgewählte Lösung
  7. Sorgen Sie für den professionellen IT-Betrieb

Agile Methoden

Die agile Vorgehensweise (agiles Projektmanagement) bei der IT-Implementierung empfiehlt sich, wenn die Lösung erst entwickelt werden muss (z.B. Individual-Software).

Wenn eine Standard-Software implementiert werden soll, ist eine grundsätzlich klassische Vorgangsweise mit im voraus definieren Schritten passender. Ggf. können einzelne Schritte (z.B. die Implementierungsphase) dabei agil ablaufen.

Tipps für Ihre IT-Implementierung

Projektmanagement Methoden nutzen

  • Machen Sie das Vorhaben zum IT-Projekt und nutzen Sie Projekt-Management-Methoden zur Planung und Fortschrittskontrolle.
  • Definieren Sie Ihre Erwartungen (Ziele, Soll-Situation) schriftlich im Projektauftrag. Kommunizieren Sie diese dem Projektteam und den IT-Anbietern.
  • Kümmern Sie sich in der Planung um die Details, den dort ist der Teufel versteckt.
  • Unterschätzen Sie kleine Projekte nicht und planen Sie auch diese gründlich.
  • Evaluieren Sie die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit der geplanten IT-Lösung und das Risiko vor der Implementierung in einem Business Case.
  • Beheben Sie organisatorische Probleme vor der Implementierung der IT-Lösung. Die IT löst (noch) keine organisatorischen Probleme.
  • Eine neue IT-Lösung bedeutet Veränderung für die Mitarbeiter und das kann Ängste und Vorbehalte auslösen. Binden Sie die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt ein und machen Sie aus Betroffenen Beteiligte.

IT sorgfältig auswählen

  • Definieren Sie die Anforderungen an die IT-Lösung im Pflichtenheft so, dass diese bei der Abnahme eindeutig mit „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“ bewertet werden können.
  • Berücksichtigen Sie von Anfang an die Anforderungen an IT-Security und Datenschutz (Security by Design). Sollten Sie nicht ausreichend Expertise haben, so engagieren Sie einen IT-Security-Experten.
  • Bevorzugen Sie IT-Lösungen, welche weitgehend konfigurierbar sind, um später neue Anforderungen leichter umsetzen zu können.
  • Sorgen Sie im Liefervertrag für die neue IT-Lösung mit Klauseln für Pönale, Rücktrittsmöglichkeit und Schadenersatz für den Fall vor, dass der Lieferant die Zusagen nicht einhält.

Ressourcen sicherstellen

  • Vermeiden Sie die Überlastung, verschieben Sie ggf. das Projekt oder holen sich Hilfe von extern.
  • Sorgen Sie für den professionellen IT-Betrieb der geschäftskritischen IT-Systeme. Für KMU passiert dieser am besten durch einen kompetenten IT-Dienstleister, falls Sie selbst keine IT-Abteilung haben.
  • Benennen Sie einen Verantwortlichen für jede geschäftskritische IT-Lösung (Application Manager). Er kümmert sich um die Kontrolle der IT-Dienstleistungen und Koordination von Änderungen.
  • Vor einer Entscheidung für eine IT-Lösung sollten Sie verstehen, was Sie konkret bekommen. Fragen Sie lieber einmal mehr nach und lassen Sie sich Unklares (notfalls mehrmals) erklären. Nur damit können Sie selbst beurteilen, ob das Ihren Erwartungen und Anforderungen entspricht.

Beispiel – Implementierung eines neuen ERP-Systems

Der Auftraggeber im Beispiel

  • IT-Handelsunternehmen mit 12 Mitarbeitern
  • Unternehmensgegenstand
    • IT-Warenhandel mit beratender B2B-Verkauf im Außendienst
    • IT-Serviceleistungen
      • Basis-Installation/Lieferung mit eigenen IT-Technikern
      • komplexe IT-Services werden zugekauft
  • Verkaufsmarge dank Services deutlich über dem reinen IT-Handel (ca. 10 %)
  • Hauptsächlich Stammkunden-Geschäft
  • Webshop wurde als Versuchsballon 2017 gestartet

Wo zwickt’s beim Handelsunternehmen?

  • Neukunden werden benötigt -> der Webshop soll dazu ausgebaut werden
  • Mangelnde Effizienz bei Webshop-Aufträgen, da kein automatischer Datenaustausch
  • Keine Lagerstände im Webshop verfügbar, nur Standard-Lieferzeiten sind genannt. Das ist nicht state-of-the-art
  • Auftragsabwicklung dauert ca. 3 Arbeitstage und damit deutlich länger als der Marktdurchschnitt
  • Bestehendes Warenwirtschaftssystem (WaWi) wurde 1999 implementiert und wird vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt

Projekt-Idee: ERP-Neu

  • Anschaffung eines neuen WaWi Systems, um für die Zukunft gerüstet zu sein und den Betrieb sicherzustellen
  • Integration des Webshops mit einem neuen WaWi System, um folgendes zu erreichen:
    • automatische Datenübernahme vom Webshop ins WaWi
    • Verkürzung der Auftragsabwicklungsdauer auf max. 2 Arbeitstage
    • Anzeige kurzer Lieferzeiten im Webshop für aktuell lagernde Artikel
    • Sofort-Freigabe von Lieferungen bei Online-Zahlungen

Dokumente zum Beispiel

Planung, Analyse

Download “ERP-Neu Projekt-Handbuch” ERP-Neu-Pj-Handbuch.docx – 26-mal heruntergeladen – 374 KB

Inhalt Projekthandbuch:

  • Projektauftrag
  • Ziele, Nicht-Ziele
  • Beschreibung Vor- und Nachprojektphase
  • Projektumwelt-Analyse
  • Team, Ansprechpartner
  • Betrachtungsobjekte, Ergebnisse
  • Arbeitspaket-Spezifikation
  • Verteilung der Aufgaben (Projektfunktionen-Diagramm)
  • Zeitplan, Ablaufplan
  • Kostenplan
  • Kommunikationsstrukturen
  • Projekt-Spielregeln
  • Fortschrittsberichte
  • Abschlussbericht

Download “ERP-Neu Projekt-Ablaufplan” ERP-Neu-PAP.pdf – 27-mal heruntergeladen – 126 KB

Download “ERP-Neu Analyse-Dokumentation” ERP-Neu-Analysedoku.docx – 24-mal heruntergeladen – 40 KB

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